Jeśli ktoś cię rozczaruje lub przydarzy ci się coś rozczarowującego, to całkowicie normalne, że czujesz się zdenerwowany, sfrustrowany lub wręcz zły. Jednak często najlepszą reakcją jest zachowanie spokoju i skupienia, abyś mógł profesjonalnie wyrazić swoje obawy i rozczarowanie. Profesjonalne wyrażanie siebie nie jest trudne, jeśli zachowasz zimną krew i opanowanie. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się przekazać swoją frustrację e-mailem, listownie, czy osobiście, chodzi o używanie odpowiedniego języka i właściwe postępowanie.
Kroki
Metoda 1 z 3: Wysyłanie profesjonalnej wiadomości e-mail
Krok 1. Użyj poczty e-mail, aby wyrazić rozczarowanie z powodu problemu związanego z pracą
Jeśli jesteś rozczarowany współpracownikiem lub menedżerem, poczta e-mail to świetny sposób na wyrażenie rozczarowania, a także prowadzenie cyfrowego rejestru na wypadek przyszłych problemów. Możesz również wysłać wiadomość e-mail, jeśli odrzucono Cię z powodu potencjalnej możliwości pracy.
- Wiadomość e-mail to również dobry sposób na poinformowanie szefa o swoim rozczarowaniu, jeśli odmówił prośby o urlop lub pomysł, który zasugerował.
- Nawet jeśli może to zranić Twoje uczucia, zawsze dobrze jest wysłać e-mail uzupełniający po odrzuceniu oferty pracy.
Krok 2. Napisz krótki i bezpośredni wiersz tematu, jeśli przygotowujesz oryginalną wiadomość e-mail
Bądź zwięzły i wyraźnie zaznacz, o czym jest e-mail w temacie. Unikaj używania długich zdań lub niegrzecznego języka, aby Twój e-mail wyglądał bardziej profesjonalnie, aby odbiorca potraktował go poważniej. Wybierz temat, który nie jest dłuższy niż 5 słów i wpisz go w wierszu tematu e-maila.
Na przykład, jeśli piszesz wiadomość e-mail do współpracownika o nieodebranym terminie, możesz dołączyć wiersz tematu, który wygląda tak: „Przeoczony termin wysyłki”
Notatka:
Jeśli odpowiadasz na wiadomość e-mail, taką jak wiadomość e-mail z powiadomieniem, że odrzucono Cię w przypadku potencjalnej pracy, odpowiedz na oryginalną wiadomość e-mail, zamiast tworzyć nową, aby mieć uporządkowany zapis swojej korespondencji.
Krok 3. Rozpocznij wiadomość e-mail od profesjonalnego powitania, aby nadać ton
Otwórz e-mail z formalnym powitaniem, aby od samego początku było jasne, że Twój e-mail jest profesjonalny. Wybierz pozdrowienie, które jest odpowiednie dla twojej relacji z daną osobą. Na przykład, jeśli jesteś po imieniu z menedżerem o imieniu Matthew Smith, możesz zacząć swój e-mail w stylu „Dear Matt”.
- Jeśli masz bardzo otwartą i niezobowiązującą relację z odbiorcą, możesz powiedzieć coś w stylu „Hej Matt”.
- Jeśli piszesz e-mail do kogoś, kogo nigdy nie spotkałeś, zacznij od „Do kogo może to dotyczyć”.
- W przypadku grupowych wiadomości e-mail z wieloma adresatami, do których chcesz adresować, po prostu powiedz „Wszyscy”.
Krok 4. Dodaj krótką uprzejmość, aby wiadomość była przyjazna
Po przywitaniu się z odbiorcą, zrób pierwszą linijkę e-maila jako krótką lub przyjemną wymianę zdań, która pokazuje, że jesteś przyjazny, ale profesjonalny. Bądź krótki i nie przekraczaj 2 lub 3 linijek small talku, zanim dojdziesz do sedna wiadomości e-mail.
- Spróbuj zacząć od czegoś w stylu „Mam nadzieję, że dobrze Ci idzie” lub „Mam nadzieję, że ten e-mail Cię dobrze znalazł”.
- Jeśli twój związek z tą osobą jest swobodny, możesz wspomnieć o osobistym szczególe, takim jak: „Mam nadzieję, że świetnie się bawiłeś na koncercie w zeszły weekend”.
Krok 5. Wyraźnie przedstaw swoje rozczarowanie w treści e-maila
Gdy już przygotujesz e-mail z powitaniem i krótką uprzejmością, przejdź od razu do wyrażania swojego rozczarowania. Powiedz im wyraźnie, jak się czujesz, ale zachowaj formalny język i unikaj sarkazmu, gróźb lub wulgaryzmów, aby wyglądać tak profesjonalnie, jak to tylko możliwe. Wymień wszystkie swoje skargi i jeśli to możliwe, zachowaj treść e-maila w jednym akapicie, aby e-mail koncentrował się na danym temacie.
- Na przykład, jeśli odmówiono Ci potencjalnej pracy, możesz powiedzieć coś w stylu: „Przykro mi słyszeć, że zdecydowałeś się pójść w innym kierunku. Nie mogłem się doczekać tej okazji, więc jestem rozczarowany decyzją o zatrudnieniu kogoś innego.
- Jeśli piszesz do współpracownika lub pracownika, aby wyrazić swoje rozczarowanie, możesz powiedzieć coś w stylu: „Zwróciłem uwagę, że pewne zasady i procedury nie były przestrzegane prawidłowo. Zasady istnieją z jakiegoś powodu, więc rozczarowujące jest, gdy dowiadujemy się, że zostały zignorowane”.
Krok 6. Zachowaj szacunek w swoim języku i tonie w całej wiadomości e-mail
Używaj formalnego i pełnego szacunku języka, aby wyraźnie przekazać swoje rozczarowanie, nie sprawiając, że odbiorca poczuje się, jakbyś go osobiście atakował. Wyobraź sobie, jak byłoby postrzegane pismo, gdyby zostało przeczytane przez kogoś innego lub gdyby zostało upublicznione i stwórz swoje pismo, aby było profesjonalną reprezentacją Ciebie.
- Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do pracownika lub menedżera, możliwe, że Twój e-mail może zostać udostępniony innym osobom, dlatego ważne jest, aby Twoje pismo było pełne szacunku i profesjonalne.
- Na przykład, zamiast powiedzieć coś w stylu: „Nie rozumiem, na czym polega twój problem i dlaczego odmawiasz przestrzegania procedury”, powiedz coś w stylu: „Jak już omówiliśmy wcześniej, procedury mają na celu utrzymanie wszystkich tych samych strony, więc powinni być śledzeni przez wszystkich.”
Krok 7. Zakończ swój e-mail pozytywną nutą i wezwaniem do działania
Uzupełnij swoją wiadomość e-mail, dołączając przydatne informacje, takie jak zorganizowanie spotkania lub zaproszenie odbiorcy, aby przyszedł do Ciebie, jeśli ma jakieś pytania. Dołącz również kilka pozytywnych uwag. Wspomnij o rzeczach, z których jesteś zadowolony, lub pochwal tę osobę za coś, co zrobiła dobrze, aby poczuła, że nie tylko ją krytykujesz, ale ma na sercu jej najlepszy interes.
- Na przykład możesz powiedzieć swojemu rozmówcy: „Ale jestem wdzięczny za możliwość przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej z Twoją firmą. Proszę daj mi znać, jeśli coś się otworzy w przyszłości!”
- Jeśli piszesz do pracownika lub współpracownika, spróbuj czegoś w stylu: „Wiem, że naprawdę ciężko nad tym pracowałeś, chciałem tylko zwrócić twoją uwagę na problemy, na które zwracam uwagę, abyś mógł mieć na to oko”. na wszelkie przyszłe potencjalne problemy.”
Krok 8. Przeczytaj wiadomość e-mail na głos przed jej wysłaniem, aby usłyszeć, jak brzmi
Poświęć chwilę na przeczytanie całego e-maila na głos, aby usłyszeć ton swojego pisma i sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych lub gramatycznych. Jeśli znajdziesz jakieś literówki, błędy ortograficzne lub niezgrabny język, napraw to! Jeśli twój ton jest zbyt miękki lub zbyt ostry, dostosuj język tak, aby był profesjonalny, ale stanowczy. Gdy będziesz z niego zadowolony, wyślij go do osoby, dla której jest przeznaczony.
- Możesz również poprosić znajomego lub współpracownika o przeczytanie wiadomości e-mail przed jej wysłaniem, aby upewnić się, że brzmi dobrze.
- Błędy ortograficzne lub brakujące słowa mogą naprawdę osłabić wpływ wiadomości e-mail, więc nie spiesz się, aby sprawdzić swoje pismo.
Metoda 2 z 3: Pisanie formalnego listu reklamacyjnego
Krok 1. Wyślij list do firmy lub jeśli nie udało Ci się uzyskać odpowiedzi
Jeśli jesteś rozczarowany produktem lub zachowaniem firmy, napisanie formalnego listu zawierającego szczegółową reklamację jest najbardziej profesjonalnym sposobem komunikacji z nimi. Jeśli nie byłeś w stanie skontaktować się z kimś w inny sposób, w ostateczności użyj oficjalnego listu, aby wyrazić swoje rozczarowanie i szczegółowo opisać swoje problemy.
Możesz również użyć listu jako ostatniej próby udowodnienia, że próbowałeś skontaktować się z kimś, aby omówić z nim swój problem
Krok 2. Przedstaw swój problem wyraźnie w pierwszym zdaniu
Niezależnie od tego, czym jesteś rozczarowany, wyjaśnij to od razu, umieszczając to w pierwszym zdaniu listu. Bądź bezpośredni i zwięzły oraz jasno i profesjonalnie określ swój problem lub skargę, aby nadać ton całemu listowi.
- Na przykład, jeśli piszesz do firmy, aby złożyć skargę na politykę, która Cię dotyczyła, możesz zacząć od: „Piszę, aby wyrazić swoją frustrację i rozczarowanie polityką zwrotów Twojej firmy”.
- Jeśli piszesz list do kogoś, do kogo nie mogłeś się skontaktować, spróbuj zacząć od czegoś w stylu: „Piszę ten list w związku z tym, że nie odpowiedziałeś na moje pytania dotyczące mojego depozytu zabezpieczającego po niemożności skontaktowania się telefonicznie lub mailowo.”
Krok 3. Użyj treści swojego listu, aby dodać szczegóły i informacje związane z Twoim problemem
Gdy już określisz swoje rozczarowanie i problem, wykorzystaj resztę swojego listu, aby dodać konkretne szczegóły i informacje, aby rozszerzyć swój list i wyjaśnić swoją frustrację. Wspomnij o wszelkich podjętych przez Ciebie krokach, aby rozwiązać problem, a także o staraniach, jakie podjąłeś, aby skontaktować się z nimi w celu uzyskania pomocy.
Wskazówka:
Jeśli próbowałeś się z nimi skontaktować lub obiecali rozwiązać Twoje obawy, podaj daty, w których próbowałeś się z nimi skontaktować lub zobowiązali się do rozwiązania problemu.
Krok 4. Unikaj gniewnego, sarkastycznego lub groźnego języka w swoim liście
W całym liście utrzymuj język i ton formalny i profesjonalny. Nigdy nie używaj wulgaryzmów ani gróźb i unikaj sarkazmu, aby Twoje pismo wyglądało tak profesjonalnie, jak to tylko możliwe.
- Jeśli kiedykolwiek będziesz musiał przedstawić swój list do sprawy sądowej, chcesz wyglądać tak profesjonalnie, jak to tylko możliwe.
- Przeklinanie lub używanie agresywnego języka sprawi, że będziesz wyglądać agresywnie i nieprofesjonalnie.
Krok 5. Dołącz kopie wszelkich dokumentów związanych z Twoją skargą
Jeśli masz zdjęcia, umowy lub jakiekolwiek inne dokumenty, które stanowią kopię zapasową lub potwierdzają Twoje roszczenia, zrób ich kopię i dołącz je do swojego listu. Upewnij się, że odwołujesz się do nich w swoim liście, aby dodać jeszcze więcej ważności do wszelkich składanych przez siebie roszczeń.
Na przykład w swoim liście mógłbyś powiedzieć coś w stylu: „Załączam zdjęcia tego, jak wyglądał gotowy produkt, co jak widać nie jest satysfakcjonujące”
Krok 6. Dodaj swoje dane kontaktowe po zakończeniu
Zakończ swój list akapitem podsumowującym główne problemy i działania, które chcesz podjąć, aby je rozwiązać. Jeśli chcesz, aby osoba lub firma skontaktowała się z Tobą w celu rozwiązania problemu lub dalszego omówienia sprawy, pamiętaj, aby podać swoje dane kontaktowe na dole.
- Podpisz list formalnym zakończeniem, takim jak „Z poważaniem”, „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”, a następnie swoim imieniem i nazwiskiem.
- Podaj numer telefonu lub adres e-mail, którego mają używać do kontaktu z Tobą.
Krok 7. Wyślij list listem poleconym, aby był podpisany
Użyj poczty poleconej lub opcji dostarczania listu, która wymaga podpisania przez odbiorcę, aby mieć dowód, że wiadomość została odebrana. Zachowaj pokwitowanie na wypadek, gdybyś kiedykolwiek musiał udowodnić, że napisałeś do nich list lub dostarczyć go do sprawy sądowej.
Metoda 3 z 3: Profesjonalna rozmowa z kimś
Krok 1. Porozmawiaj z kimś bezpośrednio, jeśli nie chcesz tego na płycie
Jeśli wolisz wyrazić swoje rozczarowanie bez śladu papieru lub bez martwienia się o późniejszą analizę rozmowy, rozmowa twarzą w twarz jest najlepszym rozwiązaniem. Dodatkowo bezpośrednia rozmowa z kimś pozwala ocenić jego reakcje i nadaje bardziej osobisty charakter.
- Często też dużo szybciej może być po prostu porozmawiać z kimś, z kim jesteś rozczarowany.
- Rozmowa z kimś pozwala ci użyć własnej mowy ciała i tonu głosu, aby naprawdę wyrazić swoją frustrację lub rozczarowanie.
Krok 2. Poproś tę osobę, aby spotkała się z Tobą prywatnie w celu omówienia problemu
Rozmawiaj z osobą z dala od innych ludzi, aby móc swobodnie wyrażać siebie bez potencjalnego zawstydzania jej. Umów się na spotkanie lub poproś o spotkanie w jakimś miejscu, takim jak sala konferencyjna, biuro, a nawet kawiarnia, aby było bardziej profesjonalne.
- Zadzwoń do nich lub wyślij e-mail z zapytaniem, która godzina i miejsce jest dla nich najlepsze.
- Jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której nie możesz prywatnie wyrazić swojego rozczarowania, postaraj się zachować jak największy profesjonalizm i zachować spokój.
Wskazówka:
Jeśli chcesz natychmiast z nimi porozmawiać, powiedz im coś w stylu: „Czy masz krótką chwilę? Muszę z tobą porozmawiać."
Krok 3. Rozpocznij rozmowę, dziękując im i pytając, jak sobie radzą
Zanim zaczniesz wyrażać swoje rozczarowanie, poświęć chwilę, aby podziękować osobie za poświęcenie czasu na spotkanie z tobą i ocenić jej nastrój. Zapytaj ich, jak sobie radzą i czy są gotowi porozmawiać z tobą o problemie. Jeśli wydaje się rozgniewany lub poruszony, spróbuj go uspokoić lub poczekaj, aż porozmawia z nim później. Jeśli wydają się w porządku, śmiało zacznij omawiać swój problem lub problem.
- Rozpoczęcie rozmowy na prawą stopę sprawi, że rozmowa przebiegnie sprawnie i profesjonalnie.
- Na przykład możesz zacząć od powiedzenia czegoś w stylu: „Dziękuję bardzo za poświęcony czas. Nie zajmie mi to zbyt długo, po prostu naprawdę muszę coś z tobą przedyskutować.
Krok 4. Przedstaw skargę jasno i bezpośrednio
Powiedz osobie, dlaczego jesteś rozczarowany, używając konkretnego i pozbawionego emocji języka. Bądź bezpośredni i obiektywny i wypisz wszystkie powody, dla których jesteś niezadowolony, ale unikaj krytykowania ich listą wykroczeń. Używaj spokojnego, profesjonalnego języka, aby przekazać swoje uczucia i unikaj podnoszenia głosu lub używania wulgaryzmów.
- Krzyczenie i przeklinanie sprawią, że będziesz wydawał się agresywny i nieprofesjonalny.
- Na przykład powiedz im, jak się czujesz, nie popadając w nadmierne emocje. Możesz powiedzieć coś w stylu: „Kiedy robisz coś takiego, naprawdę czuję, że nie dbasz o to, jak to na mnie wpływa, i szczerze mówiąc, jest to bolesne i rozczarowujące.
Krok 5. Zapytaj ich, czy mają jakieś pytania przed zakończeniem spotkania
Kiedy już wyrazisz swoje rozczarowanie i wyjaśnisz swoje rozumowanie, daj tej osobie szansę na rozmowę. Zapytaj ich, czy mają do ciebie jakieś pytania lub jeśli nie są jasne, co im powiedziałeś, aby nie było żadnych nieporozumień. Następnie jeszcze raz podziękuj im za spotkanie z Tobą przed zakończeniem rozmowy.
Jeśli to możliwe, zaproponuj rozwiązania lub ulepszenia na przyszłość
Porady
- Nigdy nie pisz e-maila, nie pisz listu ani nie rozmawiaj, gdy jesteś zły. Zanim zaczniesz, weź kilka oddechów, aby się uspokoić, aby mieć czystą głowę.
- Unikaj rozmowy z kimś w obecności innych osób. Poczekaj, aż będą mogli porozmawiać i spotkać się z nimi na osobności.
