Zmiany w procedurach w miejscu pracy zazwyczaj przynoszą pozytywne rezultaty, oszczędzając czas i pieniądze firmy lub promując bardziej pozytywne środowisko pracy. Zmiana jest ekscytująca dla tych, którzy łatwo się do niej przystosowują, ale dla niektórych pracowników zmiana może być nieznana, denerwująca, a nawet przerażająca. Mogą mieć trudności z zaakceptowaniem nieznanego, powodując niepokój, lub mogą wywoływać obawy związane z przestrzeganiem nowych zasad. Jako lider w miejscu pracy Twoim zadaniem jest upewnienie się, że każda zmiana przebiega tak płynnie, jak to tylko możliwe. Nauczenie się, jak wprowadzać i wdrażać nowe procedury w miejscu pracy, pomoże Twoim pracownikom skutecznie przejść do zmian przy zachowaniu wysokiego morale w miejscu pracy.
Kroki
Część 1 z 3: Projektowanie zmian proceduralnych
Krok 1. Bądź świadomy kosztów
Jeśli wprowadzasz zmianę proceduralną, aby zaoszczędzić pieniądze w ciągu najbliższych kilku lat, może się to wydawać oczywistym wyborem. Ale jeśli ta zmiana będzie wymagała kosztownej instalacji nowego sprzętu, znacznego przeszkolenia personelu lub zatrudnienia nowych pracowników do objęcia nowych ról, może być konieczne porównanie kosztów, aby sprawdzić, czy przewyższają długoterminowe oszczędności i korzyści. Porozmawiaj z księgowym o względnych kosztach w porównaniu z długoterminowymi oszczędnościami, aby ustalić, czy Twoja firma może sobie pozwolić na wdrożenie tych zmian, lub spróbuj przeprowadzić prostą analizę kosztów i korzyści.
- Analiza kosztów i korzyści porównuje przewidywane koszty z przewidywanymi korzyściami w celu określenia najlepszego, najbardziej opłacalnego planu.
- Aby przeprowadzić prostą analizę kosztów i korzyści, podziel kartkę papieru na dwie kolumny. Wymień korzyści w jednej kolumnie, a koszty w drugiej. Porównaj te dwie listy, aby zobaczyć, który kierunek działań jest najkorzystniejszy i najbardziej opłacalny.
Krok 2. Ułatw wprowadzenie
Nawet jeśli zmiany proceduralne, które wprowadzasz, radykalnie zmienią sposób działania Twojej firmy, ważne jest, aby zmiany te były łatwe do wprowadzenia i wdrożenia. Jeśli to w ogóle możliwe, staraj się wprowadzać nowe zmiany etapami lub fazami. W ten sposób Twoi pracownicy będą mogli łatwiej dostosować się i dostosować do nowych procedur.
Jeśli to możliwe, wprowadzaj zmiany w sposób, który pozwala pracownikom dostosowywać się krok po kroku. Spróbuj rozłożyć nowe zmiany proceduralne na kilka tygodni lub nawet miesięcy, aby umożliwić optymalną adaptację
Krok 3. Zmierz jego sukces
Nie bez powodu należy wprowadzić istotne zmiany proceduralne. Po ustaleniu, dlaczego wprowadzasz te zmiany, ważne jest, aby znaleźć sposób na zmierzenie względnego sukcesu zmian. Jeśli zmiany mają obniżyć koszty, należy przeprowadzić porównanie kosztów, aby ocenić skuteczność zmian po kilku miesiącach. Jeśli zmiany mają poprawić satysfakcję klientów, wypełnij ankiety i obserwuj liczbę powracających klientów, którzy są zadowoleni z wprowadzonych zmian.
Rozważ skorzystanie z bezpłatnego lub niedrogiego narzędzia finansowego do śledzenia sukcesu firmy przed i po wdrożeniu zmian. Możesz znaleźć bezpłatne narzędzia online, takie jak inDinero lub Corelytics, lub zasubskrybować bardziej szczegółową miesięczną usługę od tych samych dostawców
Krok 4. Miej plan ucieczki
Oczywiście masz nadzieję, że nowe zmiany proceduralne poprawią sytuację w miejscu pracy. Ale co zrobić, jeśli stanie się coś przeciwnego? Każdy dobry plan zmian proceduralnych powinien mieć plan tworzenia kopii zapasowych lub, jeśli wszystko inne zawiedzie, plan ucieczki, aby całkowicie zrezygnować ze zmian.
- Zdecyduj, czy domyślnie powrócisz do starych procedur w przypadku niepowodzenia nowych zmian, czy też wdrożysz plan tworzenia kopii zapasowych. Wybierając plan tworzenia kopii zapasowych, na wszelki wypadek przygotuj konkretne plany.
- Możesz chcieć uniknąć informowania pracowników, że masz plan tworzenia kopii zapasowych lub że możesz wrócić do starych procedur. Mówienie im tych rzeczy może sprawić, że będziesz wydawał się słaby lub nieskuteczny jako lider, a także może zwiększyć odporność pracowników na zmiany, jeśli będą wiedzieć, że wystarczająco dużo głosów sprzeciwu przywróci rzeczy do stanu, w jakim były.
Część 2 z 3: Zachowanie zaufania i kontroli
Krok 1. Przekaż swoją wizję
Jeśli uważasz, że zmiany proceduralne, które wprowadzasz, poprawią firmę i/lub miejsce pracy, poinformuj o tym. Poinformuj swoich pracowników, jak wyobrażasz sobie firmę za rok i opracuj strategie (w tym te zmiany proceduralne), które pomogą wprowadzić firmę tam, gdzie Twoim zdaniem powinna być.
- Podziel się swoją wizją ze swoimi pracownikami. Jasno i zwięźle opisz, czego chcesz dla swojej firmy.
- Zrozum swoich pracowników.
- Wzmocnij swoich pracowników, pozwalając im wyrażać swoje przemyślenia, obawy i ogólną opinię na temat proponowanych zmian. Nie trać jednak struktury organizacyjnej swojej firmy.
- Zdecyduj, czy najlepiej byłoby przekazać swoją wizję i ogłosić zmiany osobiście lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Pilne sprawy najlepiej dostarczać osobiście, a wiadomości pisane lub wysyłane pocztą elektroniczną można łatwo zignorować.
WSKAZÓWKA EKSPERTA
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Krok 2. Sprzedaj zmianę
Bez względu na to, jakie zmiany proceduralne w miejscu pracy próbujesz wprowadzić, może nie wystarczyć po prostu powiedzenie pracownikom: „Tak będzie po prostu od teraz”. Jako lider Twoim zadaniem jest przewodzić, a to oznacza, że Twoi pracownicy mają za sobą 100%. Po ogłoszeniu zmian sprzedaj je swoim pracownikom. Pomóż im zrozumieć, dlaczego te zmiany są dobre dla firmy, a ostatecznie dobre dla pracowników.
- Niech Twoi pracownicy poznają Twoją (lub firmę) motywację do wprowadzenia tych zmian. Jeśli zmiany pozwolą zaoszczędzić pieniądze, powiedz to. Jeśli stworzą lepsze środowisko pracy, daj znać wszystkim. Bez względu na motywację, wyjaśnij, że korzyści płynące z tych zmian przeważą nad kosztami i problemami wdrożeniowymi.
- Wskaż, dlaczego stary sposób robienia rzeczy był niewłaściwy lub nieskuteczny. Wyraźny kontrast może ułatwić pracownikom zrozumienie, dlaczego ta zmiana była konieczna.
Krok 3. Usuń wszelkie wątpliwości
Jednym z największych powodów, dla których pracownicy opierają się zmianom, jest strach przed nieznanym. Jeśli istnieje jakakolwiek niepewność co do tego, jak będzie funkcjonować codzienna działalność firmy lub co do bardzo konkretnych ról, jakie Ty i Twoi pracownicy będziecie odgrywać w tych zmianach, będziecie musieli usunąć te wątpliwości. Możesz to zrobić, przewidując pytania, wątpliwości i obawy, które mogą mieć Twoi pracownicy i łagodząc je, zanim się pojawią.
- Staraj się planować, jak firma będzie działać i jakie (jeśli w ogóle) pojawią się zmiany w rolach Twoich pracowników. Niech wiedzą, że ich role się nie zmienią lub jeśli ich role zostaną w jakikolwiek sposób naruszone, to od samego początku miej to jasne.
- Postaraj się sformułować zmiany proceduralne w taki sposób, aby pracownicy postrzegali te zmiany jako ulepszenie swojego sposobu pracy. Jeśli usuniesz wątpliwości związane z niejasnymi ogłoszeniami proceduralnymi i przekształcisz te zmiany w sposób na stworzenie lepszego środowiska pracy lub płynniejszej kolejności operacji, Twoi pracownicy najprawdopodobniej będą bardziej zaangażowani.
WSKAZÓWKA EKSPERTA
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, mgr Konsultant ds. różnorodności, równości i integracji
Nasz ekspert zgadza się:
W miarę wdrażania zmian proceduralnych i ustanawiania nowych zasad lub wytycznych należy jasno określić, które aspekty zmiany nie będą podlegać negocjacjom, a które mają wbudowaną elastyczność. Na przykład możesz powiedzieć,"
Krok 4. Czas to dobrze
Niektórzy eksperci biznesowi radzą, że moment ogłoszenia procedury może być największym czynnikiem w pozyskaniu pracowników. Ponieważ każda sytuacja i miejsce pracy są inne, nie ma jednoznacznej zasady określającej, kiedy jest odpowiedni moment, ale świadomość tego, jak zmiany wpływają na pracowników, może pomóc w lepszym rozplanowaniu ogłoszenia i wdrożenia.
- Jeśli nowe procedury będą wymagały dodatkowego przeszkolenia, postaraj się tak rozplanować czas ich wdrożenia, aby dać pracownikom odpowiedni czas na przygotowanie się. Na przykład nie ogłaszaj nowych procedur w piątek, jeśli wejdą one w życie w następny poniedziałek. Może to wymagać od pracowników przyjścia w weekend na szkolenie lub walki, aby dowiedzieć się wszystkiego w dniu, w którym zmiany wejdą w życie.
- Jeśli to możliwe, ogłaszaj zmiany proceduralne na kilka tygodni przed ich wprowadzeniem. Dzięki temu każdy będzie mógł zapoznać się z nowymi procedurami, zrozumieć czym różnią się od starych i nauczyć się, jak dokonać niezbędnych zmian.
Część 3 z 3: Wprowadzanie zmian
Krok 1. Nie trać tożsamości swojej firmy
Zmiany proceduralne są zazwyczaj dobre, ale nie powinny być tak radykalne, aby Twoi pracownicy nie rozpoznawali już firmy – przynajmniej nie z dnia na dzień. Pamiętaj, że oprócz komfortu w znajomym, wielu Twoich pracowników może być lojalnych i oddanych firmie ze względu na jej wizerunek/tożsamość lub pierwotną misję. Zmiana tych aspektów w ramach planu długoterminowego jest w porządku, ale wprowadzenie radykalnych zmian w krótkim czasie może zrazić lub zaalarmować najbardziej lojalnych pracowników.
Krok 2. Szukaj danych wejściowych
Stopień zadowolenia Twoich pracowników będzie jednym z najlepszych wskaźników skuteczności wprowadzonych zmian. Niektórzy pracownicy będą oczywiście opierać się zmianom bez względu na to, co się wydarzy, ale innym pracownikom może się podobać ogólny kierunek, mając zastrzeżenia co do tego, jak te zmiany są faktycznie wdrażane.
- Prostym sposobem na zapewnienie satysfakcji pracowników i ocenę wszelkich przyszłych zmian, które mogą być konieczne, jest poproszenie pracowników o opinie na temat zmian. Poinformuj ich, że chociaż możesz nie być otwarty na cofnięcie zmian, cenisz wkład pracowników i współpracę, jeśli chodzi o sposób wdrażania tych zmian.
- Zastanów się nad utworzeniem grupy zadaniowej lub komitetu, aby uzyskać informacje zwrotne na temat sposobu wdrażania zmian i dane wejściowe dotyczące tego, jak zmiany mogą być skuteczniej wdrażane.
Krok 3. Nagradzaj wydajność pracownika
Jednym ze sposobów na wprowadzenie pracowników na pokład dzięki nowym zmianom proceduralnym jest generowanie krótkoterminowych celów dla pracowników i nagradzanie tych, którzy je osiągną. Może się to wydawać nieistotnym posunięciem, ale może pomóc w budowaniu poparcia dla zmian i zaszczepić silną chęć ich wdrożenia.
Porady
- Zaangażuj swoich pracowników i zaangażuj się w zmiany w procedurach tak szybko, jak to możliwe.
- Postaraj się uzyskać pomoc od pracowników przy planowaniu lub wdrażaniu tego procesu.
- Zachęcaj do elastyczności w miejscu pracy. Im lepiej Twoi pracownicy dostosują się do zmian, tym łatwiejszy będzie ten proces dla wszystkich.
