Planer dnia znacznie ułatwi zapamiętywanie ważnych spotkań, zadań, zabawnych zajęć i terminów. Jednak rozpoczęcie nawyku używania, aktualizowania i zabierania ze sobą terminarza może być bardzo trudne. Na szczęście istnieje kilka sztuczek, które ułatwią zintegrowanie terminarza z codziennym życiem w sposób płynny i skuteczny.
Kroki
Część 1 z 2: Posiadanie odpowiednich materiałów
Krok 1. Zastanów się, do czego użyjesz terminarza
Istnieje wiele różnych rodzajów planowania dnia, dostosowanych do różnych zadań i osobowości. Niektóre plany dnia to bardzo proste zeszyty w linie; inni planiści dnia mają różne sekcje dla różnych rodzajów zadań. Poświęć kilka chwil, aby zastanowić się, dlaczego chcesz korzystać z terminarza i do czego byś go używał. Bardzo ważne jest, aby rozważyć te pytania, ponieważ bardziej prawdopodobne jest, że użyjesz swojego terminarza, jeśli stanie się on Twoim jedynym narzędziem do planowania: utrzymywanie więcej niż jednego terminarza na raz będzie mylące i zniweczy cel. Zapytaj siebie:
- Czy będę potrzebować sekcji na numery telefonów?
- Czy użyję go przede wszystkim do zapamiętywania spotkań?
- Czy potrzebuję terminarza, który działa dłużej niż rok?
- Czy chcę, aby mój planer dnia zastąpił inne narzędzie do organizowania (np. listy rzeczy do zrobienia)?
- Czy chcę prosty, zwykły notatnik, czy taki z wieloma różnymi funkcjami i sekcjami?
- Czy wolałbym mieć terminarz, który jest wystarczająco mały, aby zmieścić się w kieszeni, czy też taki, który jest wystarczająco duży, aby obsługiwać notatki z moich spotkań?
- Czy potrzebuję terminarza, który zapewnia więcej miejsca na dni powszednie, czy też będę potrzebować terminarza przede wszystkim do zajęć weekendowych?
Krok 2. Kup planer, który odpowiada Twoim potrzebom
Planery dnia można kupić w różnych sklepach, takich jak sklepy z artykułami biurowymi, sklepy papiernicze, sklepy z kalendarzami i online. Mogą kosztować od kilku dolarów do ponad 50 dolarów. Chociaż estetyka Twojego terminarza jest ważna, zwróć uwagę przede wszystkim na układ i sekcje terminarza. Upewnij się, że planer dnia, który kupujesz, jest zorganizowany w sposób, który Ci się podoba i ma sens, biorąc pod uwagę Twój styl życia i obowiązki.
Krok 3. Rozważ estetykę swojego terminarza
Nawet jeśli najważniejsza jest funkcja, łatwiej przyzwyczaisz się do korzystania z terminarza, który uznasz za atrakcyjny i przyjemny dla oka. Niektóre plany dnia są bardzo proste, z po prostu zwykłą czarną skórzaną okładką. Inne są jasne i kapryśne, z wieloma wzorami i wyszukanymi wzorami. Każda estetyka jest w porządku, o ile jest zgodna z profesjonalnym wystrojem w Twoim miejscu pracy.
Zwróć uwagę na estetykę wnętrza planera jak i jego zewnętrza. Niektórzy ludzie wolą na przykład strony bez linii od stron z linią. Niektórzy ludzie lubią symetrię; inni mogą chcieć bardziej dynamiczne układy. Możesz także preferować niektóre kroje pisma od innych. Upewnij się, że Twój planer dnia jest przyjemny dla oka – od środka i na zewnątrz – aby jeszcze bardziej zachęcić do codziennego korzystania z niego
Krok 4. Przygotuj zapas długopisów i ołówków
Twój planer dnia na niewiele Ci się nie przyda, jeśli nie będziesz w stanie nic w nim zapisać. Pamiętaj, aby trzymać dużo zaostrzonych ołówków i długopisów roboczych w miejscach, w których najprawdopodobniej będziesz używać swojego terminarza. Obejmują one:
- Twoja teczka lub torba do pracy
- Twoja portmonetka
- Twoje biurko
- Twoje biurko w domu
- Blisko telefonów stacjonarnych
- Jeśli jesteś osobą, która stale gubi długopisy i ołówki, rozważ przechowywanie ołówka awaryjnego w samym terminarzu. Niektórzy planiści mają nawet trochę miejsca do przechowywania, które można wykorzystać na zapasowy ołówek.
Część 2 z 2: Skuteczne korzystanie z terminarza
Krok 1. Postanów używać terminarza każdego dnia
Ludzie, którzy podejmą solidne zobowiązanie, z większym prawdopodobieństwem będą w stanie dotrzymać tych zobowiązań. Nawyki są bardzo trudne do zmiany, ale powiedzenie sobie, że jesteś zdecydowany zrobić jedną małą rzecz inaczej, pomoże ci rozwinąć nowy nawyk.
Pamiętaj, że dobre nawyki są bardziej prawdopodobne, gdy koncentrujesz się tylko na jednym na raz, więc nie przeciążaj się nowymi nawykami zarządzania czasem. Na razie skup się wyłącznie na utrzymywaniu terminarza
Krok 2. Porozmawiaj ze znajomym o chęci korzystania z terminarza
Ludzie są bardziej skłonni trzymać się nowych nawyków, gdy ich społeczności są świadome ich rozwiązania i mogą je wspierać. Porozmawiaj ze znajomym lub współpracownikiem o swoim nowym postanowieniu. Być może twój przyjaciel również będzie chciał rozpocząć ten nowy i pożyteczny nawyk. W razie potrzeby możecie sobie przypominać o aktualizacji.
Krok 3. Przechowuj swój planer dnia w tym samym miejscu w pracy i w domu każdego dnia
Użyj swojego terminarza jako jedynego kalendarza: jeśli używasz dwóch terminarzy jednocześnie, szybko stracisz kontrolę nad swoimi obowiązkami. Może to jednak być trudne, ponieważ będziesz musiał wprowadzać elementy do swojego terminarza w pracy i w domu. Aby mieć pewność, że zawsze masz przy sobie swój planer dnia, wyznacz jedno miejsce do przechowywania w pracy i jedno miejsce do przechowywania w domu. Nigdy nie umieszczaj swojego terminarza nigdzie indziej: spójność jest kluczem do rozwinięcia tego nawyku.
- Świetne miejsca do przechowywania terminarza w domu to stół obok telefonu stacjonarnego, torby do pracy lub teczki lub obok telefonu komórkowego i kluczyków do samochodu.
- Świetne miejsca do przechowywania terminarza w pracy to na biurku, w centralnej szufladzie biurka, obok telefonu służbowego lub w teczce.
Krok 4. Napisz notatki przypominające, aby wyrobić w sobie nawyk zabierania ze sobą terminarza do i z pracy
Kiedy po raz pierwszy przyzwyczaisz się do korzystania z terminarza, prawdopodobnie zapomnisz zabrać go ze sobą do pracy lub domu. Aby temu zapobiec, pisz sobie notatki przypominające w widocznych miejscach w pracy i w domu. Badania pokazują, że przypomnienie typu post-it jest jednym z najskuteczniejszych sposobów zachęcania do określonego zachowania. Użyj tej metody na sobie, zostawiając post-it z pytaniem „Czy pamiętasz swój planer dnia?” w miejscach, które na pewno zobaczysz. Obejmują one:
- Twój laptop
- Na biurku
- Obok Twojego telefonu
- Na twoich drzwiach
- Na twoim stole w kuchni
- Na lustrze w łazience
- Możesz usunąć te notatki, gdy wyrobisz sobie nawyk zabierania ze sobą terminarza do pracy i do domu.
Krok 5. Przenieś informacje do swojego planera
Kupując po raz pierwszy planer, będziesz musiał wprowadzić bardzo dużo informacji. Prawdopodobnie będziesz mieć wcześniej zaplanowane spotkania, bieżące zadania robocze i losowe fragmenty informacji. Poświęć godzinę lub dwie, aby skonsolidować wszystkie te rozproszone informacje w swoim planie dnia. To pozwoli ci przećwiczyć wprowadzanie informacji we właściwy sposób. Pozwoli Ci to również efektywniej planować czas i iść do przodu. Rzeczy, które należy wprowadzić do swojego planera, obejmują:
- Ważne informacje kontaktowe dla Twojej rodziny, przyjaciół, współpracowników i klientów
- Spotkania robocze
- Twój plan zajęć
- Terminy prac lub projektów szkolnych
- Zmiany zmianowe (jeśli pracujesz bez stałego harmonogramu)
- Wizyty lekarskie i stomatologiczne
- Urodziny Twoich bliskich
- Specjalne wydarzenia związane z pracą
- Specjalne wydarzenia osobiste
- Kluczowe daty dla hobby lub zajęć pozalekcyjnych (np. daty próby gry lub zajęć zumby)
Krok 6. Codziennie rano konsultuj się ze swoim plannerem
Przed pójściem do pracy każdego ranka sprawdź swój planer dnia pod kątem nadchodzących spotkań, spotkań i obowiązków. Poświęć chwilę, aby zastanowić się, czy są jakieś zadania, które musisz dodać do swojego harmonogramu, czy też zadania, które możesz skreślić lub przełożyć. Wykorzystaj ten czas na zaplanowanie swojego dnia, abyś mógł mądrze zarządzać swoim czasem po przyjeździe do pracy.
Krok 7. Każdego popołudnia konsultuj się ze swoim planistą
Zanim wyjdziesz z pracy na cały dzień, ponownie skonsultuj się ze swoim plannerem. Upewnij się, że wykonałeś wszystko, co zaplanowałeś na dany dzień. Zastanów się, czy do Twojego terminarza na nadchodzący tydzień powinny zostać wprowadzone jakieś nowe pozycje. Zawsze aktualizuj swój planer dnia przed wyjściem z pracy, aby upewnić się, że śledzisz swoje obowiązki służbowe.
Krok 8. Użyj pozytywnego wzmocnienia, aby utrzymać motywację
Pomyśl o swoim terminarzu jako o pozytywnym elemencie w twoim życiu, a nie jako o przeciągnięciu lub nudzie. Użyj swojego planera jako środka nagradzania siebie za wykonanie zadań. Wkrótce będziesz dążyć do dokończenia zadań po prostu dla przyjemności skreślenia elementu z listy rzeczy do zrobienia. Aby utrzymać pozytywne wzmocnienie, powinieneś:
- Wykreśl wszystkie osiągnięcia i spotkania, gdy je skończysz. Kiedy czujesz się przygnębiony, spójrz na wszystko, co skreśliłeś i poczuj dumę ze wszystkiego, co zrobiłeś.
- Daj sobie nagrodę za wykonanie określonej liczby zadań. Pozwól sobie na małą ucztę za każde 5 elementów, które skreślisz w swoim terminarzu. Na przykład, zafunduj sobie kawę lub krótki spacer po osiągnięciu upragnionego celu. To zmotywuje Cię do prawidłowego korzystania z terminarza, a także do realizacji zadań.
- Zrób coś przyjemnego, konsultując się z planerem dnia. Staraj się nie myśleć o tym, że konsultowanie się z planerem dnia jest obowiązkiem. Zamiast tego potraktuj to jako kluczowe narzędzie produktywności. Aby skojarzyć swój planer dnia z pozytywnymi uczuciami, a nie z negatywnymi, codziennie rano i po południu rób coś przyjemnego, kiedy patrzysz na swój planer. Wypij filiżankę pysznej kawy, napij się czekolady lub posłuchaj ulubionej piosenki. Twój mózg wkrótce skojarzy twojego planistę z pozytywnymi uczuciami.
- Podaruj sobie specjalną ucztę za każdy tydzień, w którym prawidłowo korzystasz z terminarza. Chociaż nadal jesteś na wczesnym etapie utrzymywania swojego terminarza, być może będziesz musiał dać sobie dodatkową motywację do zabrania ze sobą swojego terminarza i aktualizowania go każdego dnia. Na każdy tydzień, w którym pamiętasz o zabraniu ze sobą i zaktualizowaniu swojego terminarza, zrób coś ekstra dla siebie: kup lody, idź do kina lub napij się drinka z przyjaciółmi. Za kilka tygodni będziesz mieć zwyczaj zapamiętywania swojego terminarza przez cały czas.
- Zapisz pozytywne rzeczy w swoim terminarzu, a także swoje poważniejsze obowiązki. Używając terminarza do przypominania Ci o swoich ulubionych zajęciach (jedzenie obiadu z przyjacielem), a także o mniej lubianych zajęciach (wizyty u dentysty), z większym prawdopodobieństwem pozostaniesz przy swoim nowym nawyku.
Krok 9. Kontynuuj aktualizację swojego terminarza, jeśli to konieczne
Podczas porannego i wieczornego zameldowania należy wprowadzić wszystkie nowe listy rzeczy do zrobienia, terminy, spotkania i terminy. Możesz również aktualizować swój planer dnia, gdy pojawiają się nowe zadania. Aktualizowanie planu dnia pomoże Ci efektywniej zarządzać czasem i nie poczujesz się przytłoczony. Zapisując zadanie, nie musisz już trzymać go w głowie, co pomaga zapobiegać tym okropnym uczuciom zrzędzenia i zwątpienia.
Jeśli poczujesz się przeciążony, przenieś niektóre elementy do osobnej kategorii „zaległości”, przez którą możesz przejść w łatwym tempie. Nie demotywuj się, wpatrując się w zadania, których nigdy nie można wykonać w normalny dzień pracy
Krok 10. Bądź cierpliwy
Nowe nawyki mogą czasami zająć dwa lub więcej miesięcy, zanim staną się w pełni automatyczne. Dopóki nawyk nie zostanie zakorzeniony, możesz doświadczyć zapominania, kiedy zostawisz swój planer w domu lub zapomnisz umówić się na spotkanie. Bądź cierpliwy i wyrozumiały dla siebie. Pamiętaj, że nawyki wymagają czasu, aby się ukształtować i że sporadyczne wpadki nie wpłyną na twoją zdolność do wyrobienia nowego nawyku.
Przydatne może być posiadanie planu awaryjnego na wypadek, gdy zapomniałeś o planowaniu dnia w domu. Na przykład możesz wprowadzić nowe terminy pracy na karteczkach samoprzylepnych i zabrać je ze sobą do domu. W przypadku niezwykle ważnych wydarzeń i terminów możesz również użyć menedżera zadań online, aby wysłać Ci na czas przypomnienia: w ten sposób nie zapomnisz kluczowej daty, nawet jeśli zapomnisz swojego planera
Porady
- Nie traktuj swojego terminarza jako przymusu, ale raczej jako zaletę. Dzięki planerowi dnia poczujesz większą kontrolę nad swoim życiem, a zaledwie kilka minut czasu pozwoli Ci zaoszczędzić wiele godzin na dłuższą metę.
- Kluczem do rozwinięcia nowego nawyku jest konsekwencja połączona z pozytywnym wzmocnieniem. Trzymaj się rutyny, skup się na wszystkich pozytywnych rzeczach, które planer dnia wnosi do Twojego życia i nagradzaj siebie, gdy to konieczne, aby utrzymać motywację.
- Upewnij się, że planer dnia Twojego zakupu jest taki, który odpowiada Twoim upodobaniom i harmonogramowi. Planer dnia, który kupisz, powinien zawierać wszystkie niezbędne sekcje, aby Twoje życie było zorganizowane.
