Zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie i higienie pracy (OSHA) Twoi pracownicy mają prawo zwrócić Cię za dowolną liczbę naruszeń bezpieczeństwa związanych z pracą, w tym stosowanie materiałów niebezpiecznych, ochronę przeciwpożarową lub narażenie na hałas. Wiedza o tym, jak odpowiedzieć na skargę OSHA i posiadanie istniejącego zestawu procedur, pomoże Twojej firmie utrzymać się na rynku i spełnić wszystkie potrzeby regulacyjne, których dotyczy skarga.
Kroki
Część 1 z 4: Reagowanie na pierwszą rozmowę telefoniczną
Krok 1. Nie panikuj
Otrzymanie skargi do OSHA prawdopodobnie będzie dla Ciebie szokiem, ale nie panikuj! Wszystko, co musisz zrobić, to zachować spokój i szacunek, uważnie słuchać i postępować zgodnie z instrukcjami, wprowadzać niezbędne zmiany i wysyłać list z odpowiedzią, który to wyświetla. W rzeczywistości Twoja skarga OSHA powinna zostać rozpatrzona w ciągu kilku dni.
Krok 2. Słuchaj uważnie
Kiedy otrzymasz pierwszą rozmowę telefoniczną z informacją o skardze OSHA, bardzo uważnie wysłuchaj rozmowy z przedstawicielem. Unikaj zadawania pytań! Po prostu bądź tak profesjonalny, jak tylko możesz i zapisz wszystkie informacje.
Krok 3. Powstrzymaj się od przyznania się lub wyjaśniania czegokolwiek
Podczas rozmowy telefonicznej z przedstawicielem powstrzymaj się od przyznania się, zaprzeczania lub wyjaśniania czegokolwiek w inny sposób. Teraz nie czas na to. Po prostu słuchaj i zbieraj jak najwięcej informacji. Podczas tej rozmowy telefonicznej trzymaj język za zębami.
Możesz powiedzieć coś w stylu: „Nie mogę potwierdzić ani zaprzeczyć tym zarzutom” lub po prostu: „Nie jest polityka naszej firmy, aby odpowiadać od razu”
Krok 4. Wyraź szczerą troskę
Po wysłuchaniu tego, co ma do powiedzenia przedstawiciel, poświęć chwilę na wyrażenie szczerej, profesjonalnej troski. Zilustruj, że traktujesz tę skargę bardzo poważnie.
Możesz wyrazić swoje obawy bardzo bezpośrednio, mówiąc: „Traktuję tę skargę bardzo poważnie. Bezpieczeństwo moich pracowników i miejsca pracy jest dla mnie bardzo ważne”
Krok 5. Ogłoś zamiar zastosowania się
Wyjaśnij, że zamierzasz dokładnie zapoznać się z zarzutami po otrzymaniu oficjalnego pisma ze skargą i zastosuj się do zawartych w nim wskazówek. Wyjaśnij, że zrobisz wszystko, co trzeba, aby rozwiązać tę skargę i naprawić sytuację.
Możesz powiedzieć: „Mam zamiar przyjrzeć się tej sprawie i naprawić wszelkie problemy tak szybko, jak to możliwe”
Krok 6. Podziękuj przedstawicielowi OSHA
Na koniec rozmowy telefonicznej podziękuj przedstawicielowi za poświęcony czas. Pomaga to zakończyć komunikację w pozytywnym i profesjonalnym tonie.
Część 2 z 4: Odpowiadanie na list ze skargą
Krok 1. Przejrzyj normy OSHA cytowane w liście
Wkrótce po rozmowie telefonicznej powinieneś otrzymać od OSHA korespondencję faksową. To jest twój oficjalny list ze skargą. Zapoznaj się z tym listem bardzo dokładnie i określ charakter skargi.
Krok 2. Opublikuj kopię swojego listu reklamacyjnego
Zgodnie z instrukcjami OSHA, musisz umieścić kopię swojego listu ze skargą na tablicy ogłoszeń firmy, gdzie wszyscy pracownicy mogą ją zobaczyć.
- Cytat musi pozostać opublikowany przez trzy dni robocze (nie licząc weekendów i świąt) lub do czasu rozwiązania problemu.
- Należy to zrobić, nawet jeśli zakwestionujesz cytat.
Krok 3. Podpisz i przefaksuj swój „Certyfikat nadania
Po wysłaniu kopii tego listu w widocznym miejscu dla pracowników podpisz załączone „Świadectwo nadania” i przefaksuj je z powrotem na podany numer. Zachowaj pokwitowanie faksu jako dowód.
Krok 4. Zbadaj zarzuty
Przyjrzyj się każdemu elementowi skargi OSHA tak dokładnie, jak to tylko możliwe. Nawet jeśli jesteś zdenerwowany skargą lub nie przywiązujesz dużej wagi do jej zasadności, poszukaj obszarów, które wymagają rozwiązania lub poprawy.
Krok 5. Uruchom swój plan korekty
Po zbadaniu wszystkich potencjalnych problemów opracuj plan ich naprawienia i natychmiast wprowadź swój plan w życie. Zapisz wszelkie ważne zmiany za pomocą zdjęć, rachunków lub innej dokumentacji.
Część 3 z 4: Przygotowanie listu z odpowiedzią
Krok 1. Działaj szybko
Powinieneś sporządzić list z odpowiedzią nie później niż trzy dni po otrzymaniu listu ze skargą. Po otrzymaniu skargi masz tylko pięć dni na pełne zajęcie się sytuacją i przesłanie odpowiedzi, więc nie trać czasu.
Krok 2. Użyj przejrzystego formatu
Przyjrzyj się uważnie formatowaniu listu ze skargą, zanotuj użyte sformułowania i zwróć uwagę na ton. Będziesz chciał dopasować zarówno format, jak i ton otrzymanego listu.
- Zaadresuj swój list, odzwierciedlając informacje zawarte w otrzymanym piśmie ze skargą (w tym imię i nazwisko przedstawiciela, który podpisał list ze skargą).
- W temacie podaj swój oficjalny numer skargi.
- Dopasuj zwrot grzecznościowy w swoim liście do tego, którego użyłeś w liście reklamacyjnym.
- Przedstaw swoje intencje wraz z listem (np. odniesienie się do zarzutów i przedstawienie swoich ustaleń) we wstępie.
Krok 3. Ogranicz się do faktów
W pozostałej części listu przedstaw fakty tak prosto i jasno, jak to tylko możliwe. To nie jest miejsce, by mówić źle o pracowniku, próbować zaprzeczać zarzutom lub próbować zrzucić winę na innych. Twoja skarga zostanie najszybciej rozpatrzona, jeśli po prostu zaadresujesz zarzuty i wyjaśnisz, co zrobiłeś, aby naprawić sytuację.
Na przykład możesz powiedzieć: „5 listopada otrzymałem skargę OSHA nr 2845. W ciągu następnych dwóch dni zbadaliśmy cytaty 1-3 i podjęliśmy działania naprawcze. 7 listopada poprawiliśmy cytat 1 (niewłaściwe użycie dygestorium) poprzez wymianę sprzętu (patrz załączony paragon i zdjęcie)."
Krok 4. Dostarcz dokumentację
Wyślij list wraz z dodatkowymi dokumentami, które pomogą Ci zamknąć sprawę. Może to obejmować zamówienia zakupu, rachunki, wyniki monitorowania, dane kontaktowe dostawcy/wykonawcy, zdjęcia lub dowolny inny dokument, który weryfikuje wprowadzone przez Ciebie zmiany.
Krok 5. Wyślij list
Umów się na przesłanie listu listem poleconym (z żądaniem podpisu na pokwitowaniu) lub prywatnym kurierem. Nie zapomnij o pięciodniowym terminie!
Krok 6. Zadzwoń i kontynuuj
Jeśli w ciągu trzech dni roboczych od przewidywanej daty jej otrzymania nie otrzymasz żadnych informacji w sprawie skargi, zadzwoń i skontaktuj się z Tobą. Przygotuj numer sprawy i poproś o raport o stanie.
Krok 7. Przygotuj się do inspekcji
Możliwe, że inspektor OSHA pojawi się bez ostrzeżenia w Twojej placówce. Bądź uprzejmy, profesjonalny i uprzejmy i odpowiadaj tylko na konkretne pytania zadane przez inspektora.
Krok 8. Zapłać wszelkie kary
W zależności od charakteru i wagi skargi, możesz zostać poproszony o zapłacenie kary. Kara ta musi zostać zapłacona w ciągu 15 dni roboczych od otrzymania cytatu poprzez wysłanie czeku bezpośrednio do OSHA. Do czasu otrzymania płatności Twoja sprawa nie zostanie rozwiązana.
Część 4 z 4: Zakwestionowanie skargi OSHA
Krok 1. Poproś o nieformalną konferencję
Jeśli rozważasz zakwestionowanie swojej skargi, zdecydowanie zachęcamy, abyś zadzwonił i poprosił o nieformalną konferencję z lokalnym przedstawicielem OSHA. Podczas tej konferencji będziesz mógł lepiej zrozumieć naturę swojego naruszenia, omówić metody korekty, przedyskutować opcje ugody, a być może nawet rozwiązać sporne cytaty i kary.
Można to również zrobić, jeśli masz zamiar w pełni się podporządkować lub jeśli nie jesteś pewien, jaki kurs wybrać
Krok 2. Przygotuj i prześlij „Zawiadomienie o zamiarze udziału w konkursie”
„Jeśli uznasz, że jakikolwiek element skargi jest bezpodstawny lub jeśli nie zgadzasz się z przypisaną opłatą lub datą obniżki, musisz przesłać oficjalne zawiadomienie o zamiarze udziału w konkursie w ciągu 15 dni roboczych od otrzymania cytatu. Twój list musi dokładnie określać, co jest kwestionowane – cytat, część cytatu, kwotę opłaty lub datę ulgi – tak wyraźnie, jak to tylko możliwe. Następnie wyślij to zawiadomienie listem poleconym.
Na przykład możesz powiedzieć: „Chcę zakwestionować cytowanie i karę proponowaną za punkty 2 i 3 cytowania wydanego 5 listopada 2015 r.”
Krok 3. Poczekaj, aż OSHRC zaplanuje rozprawę
Gdy tylko otrzymasz powiadomienie o zamiarze udziału w konkursie, Twoja sprawa będzie oficjalnie przedmiotem sporu. Twoje terminy potrąceń i opłat zostaną zawieszone do czasu podjęcia decyzji, a Twoja sprawa zostanie przekazana do OSHRC. OSHRC jest niezależną agencją odrębną od Departamentu Pracy. OSHRC zorganizuje rozprawę w Twojej sprawie.
Krok 4. Weź udział w rozprawie
Po ustaleniu terminu rozprawy będziesz chciał rozpocząć przygotowania do rozprawy i upewnić się, że możesz w niej uczestniczyć. Możesz chcieć uzyskać radę prawną, która pomoże Ci przedstawić Twoją sprawę. W przesłuchaniu mogą wziąć udział zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.
Krok 5. Wybierz, czy chcesz zaakceptować lub odwołać się od decyzji
Na tym przesłuchaniu zostanie podjęta decyzja, albo podtrzyma początkowe cytowanie i opłaty, zmodyfikuje je w celu uwzględnienia konkretnego sprzeciwu, albo je odrzuci. Każda ze stron ma wówczas możliwość zaakceptowania decyzji lub złożenia odwołania do dalszego dochodzenia przez OSHRC. Jeśli sprawa nadal nie zostanie rozwiązana, zostanie przeniesiona do Federalnego Sądu Okręgowego.
Porady
- Szanuj prawa swoich pracowników do złożenia skargi OSHA. Sekcja 11(c) Ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy zabrania firmom zwalniania pracownika lub podejmowania działań odwetowych przeciwko niemu z powodu zgłaszania nieprawidłowości lub złożenia skargi do OSHA.
- Nie zadawaj pytań ani nie usprawiedliwiaj się w kontaktach z OSHA. Zamiast tego komunikuj się z nimi w sposób bezpośredni i zwięzły i zajmuj się tylko rozpatrywaną skargą.
- Jeśli inspektor OSHA pojawi się w Twojej firmie, nie musisz go wpuszczać, dopóki cały personel zarządzający nie będzie na miejscu. Poinformuj o tym fakcie wszystkie recepcjonistki i pracowników ochrony.
- Jeśli ten problem nie zostanie szybko rozwiązany, możesz zasięgnąć porady prawnej.
