Pliki osobiste mogą łatwo i szybko stać się niezorganizowane. Im bardziej niezorganizowane stają się twoje pliki, tym trudniej będzie je ponownie znaleźć w przyszłości. Aby ułatwić znajdowanie i usuwanie plików osobistych, warto poświęcić trochę czasu i odpowiednio je uporządkować. Dokładny system, którego użyjesz, zależy od Ciebie. Istnieje jednak kilka podstawowych metod organizacji plików osobistych, które mogą pomóc w uporządkowaniu plików.
Kroki
Część 1 z 4: Korzystanie z podstawowych metod organizacji
Krok 1. Zachowaj prostotę
Celem tworzenia zbioru jest ułatwienie sobie życia. Będziesz chciał uniknąć zbytniego komplikowania lub dezorientacji systemu. Utrzymanie systemu tak prostego, jak to tylko możliwe, pomoże w łatwym archiwizowaniu lub odzyskiwaniu wszelkich dokumentów, z którymi możesz potrzebować pracować.
- Przechowuj tylko to, czego potrzebujesz. Przechowywanie zbyt dużej ilości danych może sprawić, że system będzie niezgrabny i trudny w użyciu.
- Unikaj niepotrzebnej złożoności systemu plików.
- Wyrzuć pliki, których na pewno już nie potrzebujesz.
Krok 2. Użyj odpowiedniej głębokości w swoim systemie
Kuszące może być utworzenie wielu różnych kategorii i podkategorii, w których pliki będą pasować. Jednak dobrym pomysłem jest tworzenie tylko kategorii o szerokim poziomie i używanie tylko tylu, ile absolutnie potrzebujesz. Tworzenie zbyt wielu kategorii może skutkować nieporęcznym i niewydajnym systemem archiwizacji. Upewnij się, że tworzysz odpowiednią głębię organizacyjną w swoim systemie, aby działał płynnie.
- Unikaj tworzenia zbyt szczegółowych podkategorii dla swojego systemu. Na przykład „rachunki, jedzenie, chleb” byłyby zbyt szczegółowe, aby były przydatne.
- Po prostu posiadanie kategorii dla rachunków miesięcznych lub tygodniowych może być bardziej odpowiednie dla twojego systemu archiwizacji.
- Posiadanie sekcji dla klientów, a następnie ułożenie ich w porządku alfabetycznym jest przykładem efektywnego poziomu głębi.
Krok 3. Spraw, aby Twoje pliki były łatwe do znalezienia
Twój system archiwizacji bardzo skorzysta na posiadaniu oczywistych wizualnych wskazówek, które pozwolą ci dokładnie wiedzieć, gdzie coś jest przechowywane. Uczynienie sekcji systemu plików oczywistymi pomoże Ci szybko zlokalizować element lub plik. Pamiętaj o kilku z tych wskazówek, gdy chcesz wyróżnić swoje pliki:
- Użyj kolorowych folderów, aby wskazać określone kategorie lub sekcje.
- Spróbuj zachować podręczną listę kolorów i przypisanych im kategorii.
- Użyj drukarki etykiet, aby wyraźnie oznaczyć swoje pliki.
- Śledź cięcie swoich folderów. Spróbuj użyć tylko jednego wyciętego folderu dla każdej kategorii lub sekcji.
Krok 4. Pomyśl o typach kontenerów plików, których będziesz potrzebować
Zanim będziesz mógł uporządkować swoje pliki, musisz znaleźć coś, co je umieści. Dokładny rodzaj używanych pojemników na pliki zależy od ilości plików, które musisz przechowywać, ich ważności, wymiarów dokumentów i częstotliwości, z jaką musisz uzyskiwać do nich dostęp. Zapoznaj się z niektórymi z tych wskazówek, aby dowiedzieć się, które kontenery plików mogą być dla Ciebie odpowiednie:
- Jeśli potrzebujesz przechowywać bardzo ważne dokumenty, rozważ zakup ognioodpornego pojemnika do przechowywania.
- Znalezienie pieczęci Underwriters' Laboratory na pojemniku może wskazywać, że pojemnik ochroni Twoje pliki przez około godzinę w ogniu o temperaturze 1700 stopni Fahrenheita.
- W przypadku zwykłych teczek możesz kupić podstawową szafkę na dokumenty. W przypadku wrażliwych lub poufnych plików rozważ zakup bezpieczniejszej szafki na dokumenty lub sejfu.
- Upewnij się, że Twój pojemnik na dokumenty ma wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić wszystkie Twoje pliki.
- Jeśli masz dokumenty o nietypowych rozmiarach, sprawdź, czy zmieszczą się one w Twoim pojemniku do przechowywania. Na przykład dokumenty o rozmiarze Legal mogą wpływać na rozmiar potrzebnego folderu, a także na wymiary przechowywania.
Część 2 z 4: Organizowanie dokumentów
Krok 1. Zbierz wszystkie swoje dokumenty
Zanim zaczniesz organizować swoje dokumenty, upewnij się, że masz wszystkie dokumenty przed sobą. Nie martw się o to, jak Twoje pliki są jeszcze zorganizowane lub uporządkowane. Na razie zbierz wszystkie dokumenty, które Twoim zdaniem powinny być przechowywane, i przygotuj się do ich sortowania.
- Wyjmij starsze dokumenty, które już posortowałeś. Możesz zmienić ich rozmieszczenie, aby pasowały do nowego systemu, który tworzysz.
- Upewnij się, że masz wszystkie ostatnie dokumenty zebrane i gotowe do sortowania.
Krok 2. Posortuj pliki w aktywne i zarchiwizuj elementy
Podczas porządkowania plików pomocne może być podzielenie ich na dwie główne kategorie: pliki aktywne, z którymi trzeba pracować, oraz pliki archiwalne, które należy przechowywać. Pomoże to uzyskać dostęp do plików, z których korzystasz częściej, i schludnie przechowywać pliki, do których nie będziesz potrzebować natychmiastowego dostępu.
- Aktywne pliki to dokumenty, do których nadal trzeba się często odnosić, odwoływać się lub w inny sposób uzyskiwać do nich dostęp.
- Pliki archiwalne to dokumenty, których nie będziesz potrzebować w najbliższej przyszłości, ale nadal musisz je zapisać.
Krok 3. Utwórz i oznacz odpowiednie kategorie dla swojego systemu
Po zebraniu plików w jednym miejscu możesz szybko je zinwentaryzować. Przeglądając swoje pliki, zwróć uwagę na ogólne kategorie, które mogą pasować. Zapisz te kategorie, aby utworzyć podstawowy system organizacyjny, którego będziesz używać dla swoich plików. Przyjrzyj się niektórym z tych popularnych kategorii, aby zorientować się, których możesz chcieć użyć:
- Akta prawne z podkategoriami, takimi jak akty urodzenia, akty zgonu czy dokumenty małżeństwa.
- Dokumenty finansowe obejmujące Twoje przeszłe podsumowania finansowe, informacje o kartach kredytowych, raporty kredytowe lub roczne podsumowania finansowe.
- Ewidencja nieruchomości.
- Dokumenty osobiste, takie jak dyplomy, akta pracy, akta zdrowia i polisy ubezpieczeniowe.
Krok 4. Przechowuj dokumenty długoterminowego przechowywania
Umieść dokumenty, które oznaczyłeś jako pliki archiwalne, w kontenerze do długoterminowego przechowywania. Pliki te nie będą często używane, więc upewnij się, że są one umieszczone w odpowiednich kategoriach w systemie plików w celu późniejszego odzyskania. Archiwalne pliki prawdopodobnie będą stanowić większość Twoich złożonych i uporządkowanych dokumentów.
- Przechowywanie długoterminowe można podzielić na dwie dalsze kategorie: pliki trwałe i pliki „martwe”.
- Stałe akta mogą zawierać dokumenty edukacyjne, dokumenty zatrudnienia lub inne ważne dokumenty, do których nadal możesz potrzebować dostępu.
- Pliki „martwe” to dokumenty, do których dostęp może nie być potrzebny. W tej kategorii mogą mieścić się stare ewidencje podatkowe. Pamiętaj jednak, że deklaracje podatkowe należy przechowywać przez siedem lat.
Krok 5. Umieść aktualne dokumenty w sekcji aktywnych dokumentów
Dokumenty, których będziesz często używać lub które nadal będziesz przeglądać, będą musiały zostać umieszczone w sekcji aktywnych dokumentów. Ta sekcja w twoim zbiorze pozwoli ci szybko uzyskać dostęp do dokumentów, które nie są jeszcze gotowe do archiwizacji. Oto cztery najpopularniejsze aktywne kategorie dokumentów, których możesz użyć:
- Dokumenty, które nadal wymagają Twojej uwagi.
- Dokumenty, które nadal musisz przeczytać lub przejrzeć.
- Rachunki, które nadal musisz zapłacić.
- Dokumenty gotowe do przeniesienia do magazynu długoterminowego.
Część 3 z 4: Organizowanie plików elektronicznych
Krok 1. Zacznij od ogólnych kategorii, a następnie przejdź do bardziej szczegółowych
Podobnie jak w przypadku plików fizycznych, będziesz chciał zacząć od najszerszych kategorii, do których pasują Twoje pliki. Na przykład, jeśli jesteś niezależnym wykonawcą, możesz uporządkować swoje pliki według pracodawcy. Oznacza to, że utwórz jeden folder dla każdego z nich. Następnie powinieneś podzielić swoje pliki w ramach każdej szerokiej kategorii na mniejsze. Oznacza to, że foldery Twojego pracodawcy mogą być dalej podzielone na różne foldery zawierające informacje o każdym projekcie z tym pracodawcą.
- Rozważ zachowanie spójności w każdej szerokiej kategorii. Ułatwi to znalezienie Twoich plików. Na przykład możesz mieć podfolder dla każdego projektu zawierający pliki, takie jak „dokumenty projektu”, „rozliczenia” i „komunikacja”.
- Możesz także organizować foldery według roku, jeśli wydaje się to łatwiejsze lub bardziej odpowiednie dla Twoich plików.
Krok 2. Skanuj lub pobieraj pliki, których jeszcze nie masz w formie elektronicznej
Korzystne może być zapisanie wszystkich plików w formie elektronicznej w jednym miejscu. Pomimo wymaganego czasu należy spróbować zeskanować jak najwięcej dokumentów fizycznych, aby można je było zapisać elektronicznie i utworzyć kopię zapasową. Ponadto upewnij się, że pobierasz wszelkie pliki przechowywane online w innych miejscach, na wypadek, gdyby witryna hostingowa stała się niedostępna, gdy będziesz ponownie potrzebować plików. Uporządkuj te pliki tak, jak inne.
Krok 3. Nadaj swoim plikom określone nazwy
Nazwy plików powinny być łatwe do zrozumienia i niepowtarzalne. Oznacza to, że powinieneś być w stanie spojrzeć na swoje nazwy plików i od razu wiedzieć, co jest w nich zawarte. Spróbuj dołączyć datę, oznaczenie folderów, które będą zawierać plik, oraz indywidualny deskryptor. Na przykład plik rozliczeniowy utworzony w czerwcu 2016 r. dla Twojego klienta X Corp może nosić nazwę „0616_XCorp_Invoice_2”. Pozwoli ci to dokładnie wiedzieć, co zawiera plik, bez poświęcania czasu na jego otwarcie.
Bez względu na to, jakiego systemu używasz do nazywania swoich plików, po prostu upewnij się, że robisz to konsekwentnie. Po wybraniu systemu trzymaj się go; trudno będzie później wrócić i zmienić nazwy wszystkich plików
Krok 4. Regularnie twórz kopie zapasowe plików
Podstawowym zagrożeniem związanym z przechowywaniem plików elektronicznych jest to, że informacje mogą zostać utracone w wyniku awarii komputera. Przygotuj się na to, regularnie tworząc kopie zapasowe plików w usłudze tworzenia kopii zapasowych online, na płytach CD lub na zewnętrznym dysku twardym. Upewnij się, że oznaczyłeś te urządzenia pamięci tak wyraźnie, jak oznaczyłeś swoje pliki. Jeśli masz dysk zewnętrzny lub płyty CD, rozważ przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu z dala od głównego miejsca zamieszkania, aby uniknąć całkowitej utraty w wyniku pożaru lub klęski żywiołowej.
Część 4 z 4: Utrzymanie systemu archiwizacji
Krok 1. Bądź na bieżąco ze swoim systemem
Po utworzeniu systemu napełniania będziesz chciał nadal go używać zgodnie z przeznaczeniem. Zbytnie pozostawanie w tyle, ignorowanie elementów, które należy złożyć lub niewłaściwie zaksięgowanie elementów może zniweczyć ciężką pracę, którą włożyłeś. Upewnij się, że nadążasz za swoim systemem archiwizacji, aby działał on dla Ciebie.
- Sporadyczne wyszukiwanie plików, które są nie na miejscu, może pomóc w utrzymaniu porządku w systemie.
- Nie zaniedbuj przechowywania aktywnych dokumentów w magazynie dokumentów archiwalnych.
Krok 2. Usuń stare pliki
Niektóre pliki są niezbędne do przechowywania przez długi czas. Jednak twój system plików będzie miał ograniczony rozmiar i będzie wymagał regularnego usuwania plików, które nie są już potrzebne. Regularne oczyszczanie systemu plików pomoże utrzymać ten system w porządku i prawidłowe działanie.
- Wiele starych dokumentów finansowych trzeba będzie przechowywać przez lata.
- Stare budżety, sprawozdania finansowe lub roczne polityki mogą wymagać przechowywania tylko przez jeden rok.
- Usunięcie starych plików stworzy miejsce na przychodzące dokumenty.
- Pozbycie się niepotrzebnych plików ułatwi odnalezienie potrzebnych dokumentów.
- To samo dotyczy plików elektronicznych. Usuń wszelkie duplikaty, przestarzałe lub niepotrzebne dokumenty z poprzednich projektów.
Krok 3. Archiwizuj stare pliki elektroniczne
Stare pliki, które są nadal aktualne lub które pewnego dnia mogą zostać przywrócone, można zarchiwizować. Oznacza to przechowywanie ich z dala od standardowego systemu archiwizacji, ale utrzymywanie ich w porządku i dostępności. Rozważ utworzenie dodatkowej szerokiej kategorii dla zarchiwizowanych plików. Przenieś nieużywane pliki do tego folderu z nienaruszonym formatowaniem podfolderów. Jeśli chcesz, aby zarchiwizowane pliki nie przeszkadzały w wyświetlaniu plików, spróbuj umieścić „z” przed nazwą pliku, aby znalazła się na końcu alfabetycznej kolejności plików. Na przykład możesz nazwać to „z_archive” lub podobnie.
Krok 4. Usprawnij swój system archiwizacji
Uporządkowanie plików i utrzymywanie ich w ten sposób może być pomocne, jeśli chodzi o osobistą organizację. Jednak zawsze będzie miejsce na ulepszenie w twoim systemie archiwizacji. Kontynuując pracę z systemem archiwizacji, zwracaj uwagę na wszelkie ulepszenia, które możesz wprowadzić, aby uczynić go jeszcze bardziej efektywnym.
- Możesz chcieć pozbyć się kategorii, których nie używasz.
- Kategorie, które wydają się być nadmiernie używane, mogą wymagać podzielenia na mniejsze kategorie.
