Niewiele umiejętności jest ważniejszych niż bycie zorganizowanym. Gdy nauczysz się być zorganizowanym, możesz nosić te umiejętności ze sobą w szkole, domu lub w życiu zawodowym. Bądź produktywny i unikaj stresu, rozwijając dobre umiejętności organizacyjne.
Kroki
Metoda 1 z 4: Zdobywanie umiejętności organizacyjnych w szkole
Krok 1. Zdobądź pojemny plecak
Dobry plecak z wieloma przegródkami może wspomóc rozwój Twojej organizacji. Trzymaj książki w jednej kieszeni, zadania i teczki klasowe w drugiej, a materiały szkolne, takie jak ołówki i kalkulatory, w drugiej.
Krok 2. Rób notatki w klasie
Możesz używać wielu notatników (po jednym dla każdej klasy) lub tylko jednego dużego notatnika podzielonego na sekcje z przegródkami dla każdej klasy. Słuchaj uważnie swoich nauczycieli lub profesorów i zapisuj odpowiedni materiał w odpowiednich zeszytach.
Krok 3. Organizuj zajęcia szkolne i zadania
Umieść wszystkie przydzielone zadania domowe, testy i projekty na liście. Zamów je w terminie. Na przykład, jeśli twoja praca domowa z matematyki jest jutro, twój test z historii jest za cztery dni, a twoja praca domowa z fizyki za dwa dni, odrób pracę domową z matematyki, potem z fizyki, a potem ucz się do testu z historii.
- Jeśli masz dwa zadania do wykonania tego samego dnia, najpierw zrób to łatwiejsze. W ten sposób będziesz w stanie usunąć to z drogi i mieć za pasem osiągnięcie, aby utrzymać wysoki rozmach i motywację.
- Gdy otrzymasz nowe zadania, projekty i testy, zapisz je w codziennym notatniku. Pod koniec dnia zajrzyj do notatnika i zrewiduj większą listę istniejących zadań i testów, dołączając nowe zadania.
- Zdobądź planer. Planer to specjalny notatnik zaprojektowany specjalnie po to, aby pomóc Ci zaplanować czas i zachować terminy testów, prac domowych i projektów.
Krok 4. Użyj folderów do zarządzania zadaniami
Możesz mieć jeden folder dla każdej klasy. Użyj folderów w różnych kolorach i spróbuj dopasować je do okładek odpowiedniego podręcznika dla tej klasy.
W każdym folderze warto mieć (co najmniej) dwie kieszenie. Możesz użyć jednej kieszeni na ukończone zadania, które chcesz oddać, a jednej kieszeni na zadania, których nie ukończyłeś i które musisz dokończyć. Jeśli masz w teczce trzecią kieszeń, umieść tam zwrócone i ocenione zadania
Krok 5. Umieść karteczki samoprzylepne na ważnych dokumentach
Jeśli masz kolorowe karteczki samoprzylepne, nie musisz nawet na nich pisać. Na przykład, możesz umieścić różową karteczkę samoprzylepną w podręczniku, tak aby jej połowa wystawała ponad górną krawędź strony, którą chcesz później przestudiować. Możesz przykleić zieloną karteczkę do zadań, których termin upływa w przyszłym tygodniu. Użyj systemu, który ma dla Ciebie sens, aby wskazać terminy lub poziomy ważności.
Jeśli używasz karteczek samoprzylepnych w innym kolorze, napisz odpowiednie informacje na karteczce samoprzylepnej. Na przykład możesz napisać „Wtorek, 2 listopada”, aby przypomnieć sobie, kiedy coś jest należne
Krok 6. Użyj kolorowych ołówków lub zakreślaczy na ważnych fragmentach
Próbując zidentyfikować główną ideę tekstu lub ważne informacje w danym akapicie, prześledź pod nim kredką lub zaznacz go zakreślaczem. W ten sposób Twoje oko zostanie automatycznie przyciągnięte podczas późniejszego przeglądania tekstu.
Nie pisz w podręcznikach, których nie posiadasz
Metoda 2 z 4: Rozwijanie umiejętności organizacyjnych w pracy
Krok 1. Określ, co chcesz osiągnąć poprzez organizację
Chcesz pracować szybciej? Chcesz spędzać mniej czasu na szukaniu dokumentów lub plików? Umiejętności organizacyjne mogą usprawnić wiele aspektów Twojego przepływu pracy. Aby pomóc Ci skupić się na najlepszych krokach, aby zaradzić swoim zdezorganizowanym nawykom w pracy, zastanów się, jak może wyglądać efekt końcowy bardziej zorganizowanego biura lub przestrzeni roboczej.
Krok 2. Zacznij rozwijać umiejętności organizacyjne małymi, praktycznymi krokami
Zadanie rozwijania umiejętności organizacyjnych może zająć trochę czasu. Podziel go na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu kawałki, aby zmniejszyć obciążenie. Staraj się każdego dnia włączać do swojego przepływu pracy przynajmniej jedną nową technikę organizacyjną.
- Na przykład możesz zacząć od uporządkowania szuflady biurka. Być może następnego dnia zaczniesz od uporządkowania folderów i plików do przechowywania. Trzeciego dnia możesz spróbować zmienić kolejność kolejki projektów, aby projekty robocze, które mają się odbyć najwcześniej, były na górze.
- Pomyśl o swojej przestrzeni roboczej i znajdź małe sposoby na lepsze zorganizowanie się każdego dnia.
Krok 3. Najpierw pracuj nad najpilniejszymi zadaniami
Przydziel każdemu przydziałowi lub projektowi osobny folder i uporządkuj je według terminu lub ważności. Po zakończeniu projektu opróżnij folder i schowaj dokumenty, których nie będziesz już potrzebować.
Jeśli nie masz pewności, które zadania są najpilniejsze lub potrzebujesz więcej czasu, aby nad czymś popracować, zapytaj szefa, które zadania są absolutnie kluczowe, a które można odłożyć
Krok 4. Wyrzuć bałagan
Prawdopodobnie masz w swojej kabinie lub przestrzeni roboczej wiele rzeczy, które nie mają nic wspólnego z twoją pracą. Poddaj go recyklingowi, wyrzuć lub zabierz do domu. Na przykład twoje menu na wynos z lokalnej chińskiej knajpy powinno zostać poddane recyklingowi. Nawet niektóre dokumenty lub przedmioty związane z pracą powinny zostać usunięte. Nie potrzebujesz na przykład dwóch par nożyczek lub dwóch zszywaczy. Znajdź odpowiednie miejsce na dodatkowe rzeczy w swojej przestrzeni roboczej.
Krok 5. Użyj zasady jednego dotknięcia
Reguła jednego dotknięcia wymaga natychmiastowego odrzucenia, złożenia lub działania na danej notatce lub dokumencie (np. poprzez udzielenie na nią odpowiedzi). Dzięki natychmiastowemu przetwarzaniu przychodzących dokumentów unikasz nagromadzenia nieprzeczytanych dokumentów.
Krok 6. Umieść stare dokumenty, które będziesz musiał ponownie sprawdzić, w folderach
Oznacz każdy folder wyraźnie zgodnie z jego zawartością. Na przykład możesz oznaczyć jeden folder „Budżet - 2012” i umieścić w nim wszystko, co dotyczy budżetu na 2012 rok.
Nie przechowuj ani nie przechowuj dokumentów, których nie będziesz już potrzebować
Krok 7. Znajdź odpowiednie miejsce do przechowywania niezbędnych dokumentów
Po złożeniu starych dokumentów znajdź sposób na ich przechowywanie. Można je przechowywać w małych plastikowych pudełkach lub w pionowych szafkach na dokumenty. Niezależnie od wybranej metody upewnij się, że są one uporządkowane w sposób, który ma dla Ciebie sens.
Twoja firma lub pracodawca może posiadać protokół przechowywania niezbędnych dokumentów. Zapytaj, jeśli nie masz pewności
Krok 8. Zrób listy kontrolne
Każdego dnia sporządź listę wszystkiego, co musisz zrobić tego dnia. Uszereguj przedmioty od najważniejszych do najmniej ważnych. Najważniejsze to te, które musisz zrobić, albo rzeczy, które mają termin lub limit czasowy. Najmniej ważne rzeczy to te, które w razie potrzeby mogą poczekać do następnego dnia.
- Na przykład, jeśli musisz odebrać psa od weterynarza, kupić artykuły spożywcze i poczytać książkę, zdecyduj, która z nich jest najważniejsza (odbiór psa), a następnie zdecyduj, które z pozostałych dwóch obowiązków wolisz wykonywać.
- Planery to dobre narzędzia do zarządzania czasem. Dobry planista będzie miał zarówno kalendarz, jak i widok dnia, dzięki czemu możesz dodać więcej szczegółów do rzeczy, które musisz zrobić.
Metoda 3 z 4: Nauka umiejętności organizacyjnych w domu
Krok 1. Regularnie sprzątaj
Możesz podzielić obowiązki domowe na stałe lub wybrać rotację zadań porządkowych. Utrzymywanie domu w czystości z całą rodziną lub bez niej wymaga dużo energii i może pomóc w rozwijaniu umiejętności planowania i organizacji.
- Jeśli twoja rodzina zdecyduje się na stałe przydzielać prace porządkowe, możesz co wieczór zmywać naczynia, ktoś inny może robić pranie, a ktoś inny może odkurzać.
- Jeśli zdecydujesz się przypisywać zadania czyszczenia na zasadzie rotacji, możesz użyć kalendarza do śledzenia, kto jest odpowiedzialny za co i kiedy. Możesz napisać „Bobby, naczynia / Sandra, pranie / Mike, odkurzanie” w niedzielę tygodnia. W następną niedzielę możesz napisać „Sandra, naczynia / Mike, pranie / Bobby, odkurzanie”.
Krok 2. Odłóż rzeczy, gdy z nimi skończysz
Wszystko powinno mieć przypisane odpowiednie miejsce. Po użyciu odłóż to z powrotem tam, gdzie należy. Na przykład połóż sól i pieprz na stole, gdzie ich miejsce, a brudne naczynia włóż do zlewu po zakończeniu jedzenia. Zachęć resztę domowników, by zrobili to samo.
Krok 3. Wybierz wyznaczoną przestrzeń do nauki lub pracy
Ucz się lub pracuj w cichym, czystym i dobrze oświetlonym miejscu. Pomocne może być biurko lub stół do pracy. Uzupełnij szuflady małymi pojemnikami zawierającymi przydatne materiały, takie jak ołówki, gumki i spinacze.
Staraj się, aby przestrzeń do nauki była wolna od zakłóceń, takich jak telewizja i gry wideo. Może to ułatwić organizację i skupienie się na pracy
Krok 4. Wybierz konkretny czas na naukę
Wygospodaruj czas na naukę do testów i odrabianie lekcji. Najlepiej byłoby, gdybyś codziennie uczyła się o tej samej porze. Pomyśl o swoim harmonogramie i wybierz czas, kiedy poczujesz się świeży i zmotywowany do wykonania jakiejś pracy. Najlepszy czas na naukę to zazwyczaj nie zaraz po szkole. Postaraj się poczekać chwilę po obiedzie, aby mieć trochę czasu na relaks, prysznic lub rozmowę z przyjaciółmi.
Na przykład, jeśli wracasz do domu o 3:00 każdego dnia i lubisz coś przekąsić i porozmawiać z rodzicami, zarezerwuj czas na pracę od 6:00 do 8:00. Przedłuż okres nauki, jeśli zajdzie taka potrzeba
Krok 5. Ustal regularną porę snu
Wystarczająca ilość snu jest zawsze wyzwaniem. Dzięki regularnej porze snu i pobudki jest to łatwiejsze. Ustaw budzik, aby każdego ranka budzić się o tej samej porze. Jeśli to konieczne, ustaw budzik, aby wskazać, kiedy iść spać.
- O regularnej porze snu może być łatwiej obudzić się w pełni wypoczętym i uniknąć wygrzebywania się na śniadanie, książki, zadania, plecak lub walizkę.
- Dorośli muszą spać co najmniej siedem godzin każdej nocy. Staraj się spać przynajmniej tyle godzin. Na przykład, jeśli chcesz wstać każdego ranka o 8:00, połóż się w łóżku przed północą, aby dać sobie czas na zaśnięcie.
Metoda 4 z 4: Rozwijanie umiejętności organizacyjnych za pomocą technologii
Krok 1. Skorzystaj z technologii
Telefony, komputery i tablety mają wiele przydatnych narzędzi organizacyjnych. Na przykład możesz użyć kalendarza w telefonie, aby utworzyć automatyczne przypomnienia o zbliżającym się terminie określonego zadania lub zbliżającym się spotkaniu. Chociaż te narzędzia mogą mieć niewielką krzywą uczenia się, korzystanie z nich pomoże Ci rozwinąć umiejętności organizacyjne.
- Możesz także pobrać przydatne aplikacje organizacyjne, które pomogą Ci rozwinąć umiejętności organizacyjne. Things to aplikacja, która pomaga tworzyć listy kontrolne i dzielić złożone zadania na proste kroki. RescueTime to kolejna przydatna aplikacja, która pomoże Ci śledzić swój czas, gdy jesteś online, monitorując i informując Cię o tym, na co patrzysz najczęściej.
- Oprócz kalendarza za pomocą telefonu możesz porządkować nazwiska, numery telefonów, adresy e-mail oraz adresy domowe lub firmowe.
Krok 2. Uporządkuj swoje pliki elektroniczne
Utwórz folder o nazwie dla każdego zadania lub zajęć, nad którymi musisz dodać pracę. Na przykład możesz utworzyć trzy foldery o nazwach „Historia”, „Angielski” i „Socjologia”. W każdym folderze możesz dodać nowe foldery z datami na każdy tydzień zadań, które masz.
- Na przykład możesz utworzyć folder o nazwie „06.06. - 06.10.2016”, aby zarządzać wszystkimi zadaniami zapisanymi między datami podanymi w folderze.
- Alternatywnie możesz po prostu przechowywać wszystkie pliki w danym projekcie lub temacie w jednym folderze i użyć wbudowanych opcji organizacyjnych systemu operacyjnego, aby posortować pliki według daty utworzenia.
Krok 3. Użyj reguły jednego dotknięcia dla wiadomości e-mail
Gdy otrzymasz wiadomość e-mail, odpowiedz natychmiast, jeśli to konieczne, lub zarchiwizuj ją, jeśli uważasz, że będziesz jej potrzebować w przyszłości. Usuń stare wiadomości, których nie będziesz już potrzebować. Sprawdzaj pocztę przynajmniej raz dziennie, aby upewnić się, że nie gromadzą się. Im więcej masz e-maili, tym mniej prawdopodobne jest, że będziesz chciał (lub będziesz mógł) usiąść i sprawdzić je wszystkie.
Krok 4. Użyj zegarka cyfrowego
Zegarek pomaga zarządzać czasem. Bez zegarka będziesz cały czas rozglądał się za zegarem lub całkowicie zapomnisz o czasie.
