Wszyscy wiemy, że bycie zorganizowanym w pracy jest ważne, ale dla wielu ludzi jest to ciągła walka. Wierz lub nie, ale pozostawanie zorganizowanym nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Kilka szybkich poprawek i kilka bieżących rozwiązań ułatwia to, niż mogłoby się wydawać.
Kroki
Metoda 1 z 4: Zarządzanie przestrzenią i czasem
Krok 1. Monitoruj swoje działania
Poświęć kilka dni na prowadzenie dziennika lub dziennika swoich codziennych czynności. Pomoże ci to dokładnie zobaczyć, co robisz, czego możesz nawet nie zdawać sobie sprawy, i zapewni wstępny wgląd w luki organizacyjne i produktywności. To ćwiczenie należy również wykonać z myślą o ogólnych celach. Dzięki dziennikowi aktywności możesz zobaczyć, jakie działania mogą pochłaniać czas, a które mogą faktycznie przyczynić się do osiągnięcia Twoich celów.
Krok 2. Określ swoje czasy produktywności
Niektórzy z nas są porannymi ludźmi, a niektórzy z nas wzdrygają się na myśl o porankach. Być może już wiesz, w jakich porach dnia jesteś najbardziej produktywny. Niezależnie od tego, czy wolisz wieczory, poranki, pory lunchu, czy tuż przed lub po godzinach szczytu, wykorzystaj ten czas, aby zmaksymalizować produktywność.
Krok 3. Ustal priorytety swoich zadań
Wszyscy wiemy, że niektóre zadania są ważniejsze niż inne, ale nie zawsze odpowiednio je ustalamy. Dlatego opracuj system rankingowy, na przykład oznaczając lub zaznaczając ważne zadania, i bądź uczciwy i elastyczny. Korzystaj z przypomnień za pośrednictwem kalendarza cyfrowego lub karteczek samoprzylepnych na komputerze lub biurku. Poświęć więcej czasu i energii na pozycje o najwyższym priorytecie na swojej liście. Przykładami mogą być zadania wymagające dużej ilości czasu, takie jak terminy do końca działalności lub jutro. Możesz także traktować priorytetowo reagowanie na klientów, szefów lub kogokolwiek, kto płaci rachunki. A jeśli nie masz pewności co do wrażliwości lub wagi zadania, zawsze dobrze jest zapytać.
Krok 4. Wyeliminuj szybkie zadania od razu
Nie wszystkie zadania muszą być priorytetyzowane i zaplanowane na przyszły czas realizacji. Zaplanowanie lub zaplanowanie niektórych zadań zajmuje prawie tyle samo czasu, ile zajmuje ich wykonanie. Jeśli tak jest i możesz od razu wykonać te zadania, zrób to! Natychmiastowe wykonywanie szybkich zadań pomaga również zapobiegać zwlekaniu.
Krok 5. Zarządzaj bałaganem i materiałami do pracy
Nasze biurka łatwo przechodzą z zagraconych w miejsca tornad, co oczywiście utrudnia organizację. Niektórzy ludzie nawet działają na zasadzie czystego biurka. Chociaż nie jest to absolutnie konieczne, podejmij kroki, aby wyczyścić obszar roboczy.
- Pozbądź się bałaganu. Wrzuć śmieci do śmieci i systematycznie segreguj potrzebne materiały. Usuwaj bałagan, gdy tylko jest to możliwe: podczas przerw w pracy, przerw lub między zadaniami.
- Posprzątaj po sobie natychmiast. W ten sposób jest na szczycie twojego umysłu. Dodatkowo unikasz nieuniknionego wzburzenia, gdy obecny bałagan stanie się częścią twojego przyszłego bałaganu.
- Miej pod ręką niezbędne materiały. Oczywiście nie wszystko wokół ciebie jest bałaganem. Dysponowanie potrzebnymi narzędziami pozwala zaoszczędzić czas i dobrze wykorzystać cenną przestrzeń.
Krok 6. Zaplanuj zajęcia i spotkania
Niektórzy ludzie planują tylko spotkania, ale nie zajęcia na swojej liście rzeczy do zrobienia. Pomocne może być zaplanowanie najważniejszych zadań i spotkań. Możesz także „zgrupować” swoje dni, organizując spotkania tylko we wtorki i czwartki, na przykład. Zachowaj trochę dziur w swoim harmonogramie, aby poświęcić czas na kreatywność dla siebie lub dostosować się do nieoczekiwanych.
- Użyj organizera i kalendarza. Mogą to być organizery na długopisy lub kalendarze programowe i aplikacje osobistych asystentów, takie jak iCalendar lub Google Now.
- Kategoryzuj swoje działania. Klasyfikowanie lub oznaczanie kolorami działań może szybko przypomnieć Ci, co jest ważne i gdzie. Na przykład kategorie mogą obejmować korespondencję, projekty, wydarzenia, spotkania, burze mózgów, a nawet przerwy lub ćwiczenia i czas na siłownię.
- Usprawnij swoją technologię. Organizatorzy online i platformy poczty e-mail, takie jak Outlook, mogą na przykład łączyć listy rzeczy do zrobienia, kalendarze i adresy. To nie tylko zwiększa Twoją wydajność, ale także pomaga usprawnić myślenie.
- Deleguj tam, gdzie to możliwe. W szaleństwie dnia pracy łatwo zapomnieć, że nie musisz robić wszystkiego sam. Oddeleguj do asystenta lub, jeśli jesteś szczególnie zawalony, poproś kolegę, aby wykonał dla ciebie solidny i pomógł ci w konkretnym zadaniu. Zawsze możesz je spłacić później, gdy sprawy zwolnią.
Metoda 2 z 4: Systematyczne zwalczanie poczty e-mail
Krok 1. Sprawdź pocztę w wyznaczonych godzinach
Nie wszyscy z nas muszą być przyklejeni do naszej skrzynki odbiorczej, ponieważ wiele wiadomości nie jest tak wrażliwych na czas, jak nam się wydaje. Jeśli pracujesz w pracy, która nie wymaga natychmiastowego sprawdzania poczty e-mail, sprawdzaj pocztę w zaplanowanych godzinach tylko około trzech do czterech razy dziennie.
Krok 2. Plik e-maile
Używaj folderów i flag na swoją korzyść, zamiast pozwalać, by wiadomości gromadziły się w Twojej skrzynce odbiorczej. Zasobami mogą być na przykład foldery i podfoldery w Outlooku lub etykiety Gmaila i wiele skrzynek odbiorczych. Na przykład, jeśli jesteś dziennikarzem, Twoje foldery mogą nosić nazwy Aktualne historie, Przyszłe historie, Stare historie, Wywiady i źródła oraz Prezentacje i pomysły.
Usuń i zarchiwizuj. Archiwizuj ważną, starą korespondencję, a resztę usuwaj. W powyższym przykładzie „Stare historie” to folder archiwum dziennikarza. Gdy zaczniesz usuwać stare e-maile, zdziwisz się, ile e-maili jest bardziej wartych wyrzucenia do śmietnika niż szafki na dokumenty. Niektórzy ludzie przysięgają również na „skrzynka odbiorcza zero”, co oznacza zero nieprzeczytanych e-maili (lub zero e-maili w skrzynce odbiorczej, kropka). Oprócz korzystania z folderów i etykiet możesz osiągnąć zero w skrzynce odbiorczej, korzystając z funkcji archiwizacji, usuwając stare wiadomości e-mail w czasie przestoju i korzystając z aplikacji do usuwania wiadomości e-mail
Krok 3. Zastosuj inne formy komunikacji, gdy są bardziej efektywne
Czasami szybka rozmowa telefoniczna może wystarczyć do 10 e-maili w obie strony. Jeśli tak, zadzwoń! Jeśli wiesz, że wymiana e-maili zasługuje na dyskusję lub będzie wymagać znacznej wymiany, czasami lepiej jest zadzwonić. Często otrzymasz więcej szczegółów przez telefon, podczas gdy Ty i druga strona dyskusji unikacie pisania długich, czasochłonnych e-maili. Możesz nawet wysłać e-maila do współpracownika i powiedzieć: „Mam do ciebie wiele pytań na ten temat. Może rozmowa byłaby łatwiejsza. Czy mogę do ciebie zadzwonić za 5?”
Krok 4. Ogranicz przerwy
Podczas gdy przerwy strategiczne są pomocne, przerwy w czasie pracy już nie. Przerwy mogą Cię spowolnić, zaburzyć rytm pracy i sprawić, że stracisz tok myślenia. Spróbuj więc korzystać z wiadomości na odległość i poczty głosowej, gdy wiesz, że będziesz zbyt zajęty. Te narzędzia są przydatne nie tylko wtedy, gdy fizycznie nie przebywasz w biurze; mogą być używane, gdy jesteś po prostu zbyt zalany. Wiele osób ma również „politykę otwartych drzwi”, ale tak naprawdę nie musisz cały czas otwierać drzwi. Możesz nawet zostawić na drzwiach przyjazną notatkę z napisem „Rozmowa konferencyjna w toku” lub „Zajęte. Wracaj później lub napisz proszę.”
Krok 5. Wykorzystaj chmurę
Przetwarzanie w chmurze jest warte rozważenia, ponieważ może być tańsze, skalowalne, wydajniejsze i łatwiejsze do aktualizacji. Treści dostępne w chmurze są szczególnie przydatne, ponieważ można uzyskać do nich dostęp na wszystkich urządzeniach: komputerach, tabletach, smartfonach itp. Przechowywanie w chmurze służy również jako przydatna podstawowa lub wtórna forma cyfrowego tworzenia kopii zapasowych. Skontaktuj się z menedżerem IT lub dostawcą oprogramowania, ponieważ możesz już mieć pewną ilość wolnego miejsca na dysku dostępną w chmurze lub za niewielką roczną opłatą.
Krok 6. Użyj zakładek online
Wszystkie główne przeglądarki mają funkcję tworzenia zakładek, dzięki której można zapisywać i porządkować ulubione lub najczęściej odwiedzane adresy internetowe, aby uzyskać szybki i łatwy dostęp. Skorzystaj z nich, aby nie zapomnieć o ważnych witrynach, w których można sprawdzać wiadomości lub aktualizacje branżowe.
Metoda 3 z 4: Wykorzystanie czasu na swoją korzyść
Krok 1. Unikaj wielozadaniowości
Wydaje się, że wszyscy eksperci są z tym zgodni. Choć może to brzmieć szybko lub fajnie wyglądać w telewizji, wielozadaniowość nie jest wydajna i może w rzeczywistości zaszkodzić efektywności Twojej organizacji. Zamiast tego poświęć całą uwagę jednemu zadaniu na raz, zajmij się nim i przejdź do następnego elementu na liście.
Krok 2. Stwórz harmonogram lub harmonogram dla siebie
Na szczęście większość zadań nie wymaga planowania wszystkiego w ciągu dnia co do minuty. Jednak utrzymywanie podstawowego harmonogramu najważniejszych wydarzeń i najważniejszych zadań i wydarzeń dnia może pomóc Ci utrzymać się na zadaniu.
- Ustaw limity czasowe dla niektórych czynności. Niektóre zadania nie wymagają ustalonych limitów czasowych, ale inne powinny mieć parametry czasowe, aby zwiększyć Twoją produktywność. Pomyśl o zadaniach w ciągu dnia, które zwykle zajmują więcej czasu niż to konieczne, i daj im ograniczenia czasowe w przyszłości.
- Zaplanuj dodatkowy czas na inne zajęcia. Niektóre zadania, jak nauczyłeś się z doświadczenia, zwykle zabierają więcej czasu niż oczekiwano, ale niekoniecznie jest to zła rzecz. Na tego typu działania, a także na szczególnie ważne wydarzenia i spotkania, na przykład budżet dodatkowy czas przed i po.
Krok 3. Użyj aplikacji timera, stopera lub budzika
Mogą to być skuteczne narzędzia, gdy są używane oszczędnie. Niektórzy ludzie lubią ustawiać alarmy 10, 15 lub 30 minut wcześniej, aby dać im wcześniejsze ostrzeżenie lub czas buforowy przed aktywnością. Możesz także ustawić alerty przypominające.
Krok 4. Unikaj odkładania zajęć
Zadaj sobie pytanie, czy odkładanie na później jest absolutnie konieczne, czy ta potrzeba jest tylko przykładem prokrastynacji. Jeśli wyczujesz to drugie, nie odkładaj zasilania! Jednak w przypadkach, gdy odłożenie całości lub części działania jest nieuniknione, pamiętaj, aby zanotować miejsce, w którym zostało przerwane, i przełóż je z konkretnymi planami. Alternatywnie możesz wymyślić plan awaryjny. Na przykład, jeśli musisz anulować spotkanie osobiste, możesz zamiast tego zorganizować połączenie konferencyjne lub konferencję internetową.
Metoda 4 z 4: Zachowanie zdrowia fizycznego i psychicznego
Krok 1. Rób przerwy
Przestój psychiczny jest ważny dla naszej produktywności i jest zdrowy dla umysłu. Czasami jesteśmy tak pochłonięci pracą, że nie zatrzymujemy się na tak potrzebne przerwy. Robienie sobie przerw daje nam potrzebny odpoczynek, który poprawia naszą produktywność, ale także daje nam możliwość cofnięcia się o krok i pytania, czy to, co robimy, jest najbardziej efektywnym wykorzystaniem naszego czasu.
Krok 2. Lepiej śpij
Bez odpowiedniego snu następnego dnia możesz czuć się oszołomiony, zmęczony lub ospały, co może zaszkodzić Twojemu harmonogramowi i wydajności w pracy. Staraj się przez siedem do ośmiu godzin nieprzerwanego snu na noc.
Krok 3. Nie porównuj się do współpracowników
Większość miejsc pracy naszych współpracowników różni się od naszej i każdy ma inne metody organizacji, które dla niego działają. Metoda, która ma sens i jest skuteczna dla współpracownika, może nie być najlepszą metodą dla Ciebie i na odwrót.
Krok 4. Zaakceptuj, że organizacja jest procesem ciągłym
Nie oczekuj, że będziesz doskonały. Organizacja jest w toku i wymaga stałej uwagi. Nie będziesz optymalnie zorganizowany każdego dnia, ale odrobina organizacji znacznie zwiększy Twoją wydajność.
