Zawsze mądrze jest przechowywać kopie dokumentacji medycznej, ponieważ przydadzą się one, gdy zmienisz lekarza, pójdziesz na oddział ratunkowy, zachorujesz podczas podróży lub przeniesiesz się w inne miejsce. Wygodne uporządkowanie twardych i cyfrowych kopii dokumentacji medycznej może zaoszczędzić czas i zapewnić lepszą opiekę medyczną. W rzeczywistości badania wykazały, że pacjenci kardiologiczni, którzy prowadzą osobistą dokumentację medyczną, cieszą się lepszymi wynikami zdrowotnymi, ponieważ ich opiekunowie mogą lepiej widzieć swoją historię zdrowia. Prawdopodobnie dotyczy to również osób z innymi przewlekłymi chorobami, takimi jak rak, cukrzyca i zapalenie stawów.
Kroki
Część 1 z 2: Organizowanie twardych kopii
Krok 1. Poproś opiekunów o dostęp do Twoich akt medycznych
Pierwszym krokiem w zorganizowaniu osobistej dokumentacji medycznej jest zebranie twardych (fizycznych) kopii jak największej ilości informacji o leczeniu i diagnozach od wszystkich opiekunów, w tym lekarzy, pielęgniarek, kręgarzy, fizjoterapeutów, psychologów itp. pamiętaj, że prawo federalne wymaga, aby wszyscy lekarze i placówki medyczne umożliwiły Ci dostęp do Twojej dokumentacji medycznej.
- Pamiętaj, aby być uprzejmym i cierpliwym, prosząc o dostęp do swojej dokumentacji medycznej. Powiedz im, że to po to, aby ustanowić własne osobiste rekordy. Niektórzy lekarze i placówki medyczne mogą wahać się, czy zezwolić na dostęp ze względu na obawy przed sporami o nadużycia.
- Twój opiekun może potrzebować trochę czasu, aby uporządkować informacje medyczne, ponieważ mogą one nie znajdować się w jednym pliku. Umów się na wizytę, aby wrócić, jeśli tak jest.
- Należy pamiętać, że osobista dokumentacja medyczna łączy wszystkie informacje medyczne zebrane przez każdego opiekuna / placówkę medyczną, w której byłeś, w jednym pliku, który jest łatwo dostępny.
- Podczas gdy prawo federalne daje Ci prawo dostępu do większości Twoich Informacji Zdrowotnych Pacjenta (dokumentacja medyczna, obrazowanie, wyniki badań, dokumentacja rozliczeniowa, itp.), niektóre rodzaje informacji są zwolnione. Na przykład nie masz prawa dostępu do notatek z psychoterapii (tj. notatek sporządzonych przez specjalistę ds. zdrowia psychicznego podczas sesji doradczej) ani dokumentów sporządzonych do wykorzystania w postępowaniu cywilnym lub karnym.
Krok 2. Skopiuj wszystkie dokumenty ze swojej dokumentacji medycznej
Po powiadomieniu opiekuna o swoich zamiarach i uporządkowaniu informacji medycznych, nadszedł czas, aby zrobić kopie wszystkich. Twoja osobista dokumentacja medyczna powinna zawierać kopie wszystkich wyników badań/laboratorium, diagnoz, raportów leczenia, raportów radiologicznych, oświadczeń ubezpieczeniowych o postępach i skierowań od każdego opiekuna/placówki medycznej, którą odwiedziłeś. Nie oczekuj, że rzeczywisty opiekun skopiuje Twoje pliki za Ciebie. Prawdopodobnie ich personel pomocniczy będzie tym, który wykona właściwe kopiowanie.
- Chociaż jesteś właścicielem swoich informacji medycznych, nie jesteś właścicielem samego papieru, akt i zdjęć rentgenowskich, na których znajdują się Twoje informacje, więc nie oczekuj, że wyjdziesz z oryginałami. Masz prawo tylko do kopii oryginałów.
- Twój opiekun/placówka medyczna ma prawo obciążyć Cię opłatą za kopiowanie, więc zapytaj, ile może to kosztować. Mogą pobierać opłatę za stronę lub stałą opłatę za usługę kopiowania.
- Prawdopodobnie będziesz musiał podpisać formularz zwolnienia w każdym zakładzie, od którego zażądasz dokumentacji.
Krok 3. Uporządkuj i umieść swoje wydruki w segregatorze
Po skopiowaniu oryginalnych plików medycznych rozdziel je, tworząc stos dla każdego dostawcy usług medycznych. Następnie uporządkuj zapisy dla każdego usługodawcy od najwcześniejszej wizyty do ostatniej, w porządku chronologicznym. Tego typu organizacja sprawi, że znalezienie informacji będzie szybkie i łatwe. Dziurkuj swoją dokumentację medyczną wzdłuż lewego marginesu za pomocą dziurkacza z 3 dziurkami i umieść je w solidnym trójpierścieniowym segregatorze lub notesie na drutach (może z przekładkami dla każdego członka rodziny lub nawet segregatorem dla każdego członka rodziny).
- Użyj różnych kolorowych dzielników indeksów, aby uporządkować dokumentację medyczną według dostawcy usług medycznych i/lub placówki. Oprócz kodowania kolorami, uporządkuj wielu lekarzy alfabetycznie w segregatorze.
- Rozważ wzmocnienie dziurek w kopiowanych dokumentach, zwłaszcza jeśli Ty lub Twoi opiekunowie często przeglądacie segregator.
- Pamiętaj, że wszelkie dokumenty związane z roszczeniami/płatnościami z tytułu ubezpieczenia powinny być przechowywane przez okres do pięciu lat, chociaż jeśli są one związane z Twoimi zeznaniami podatkowymi, przechowuj je przez co najmniej siedem lat.
Krok 4. Utwórz spis treści
Użyj edytora tekstu na swoim komputerze, aby wpisać spis treści do osobistej dokumentacji medycznej. Strona spisu treści powinna przedstawiać dostawców oznaczonych kolorami, których widziałeś, i być wymienionych chronologicznie i/lub alfabetycznie – nawigacja będzie znacznie łatwiejsza dla zapracowanych pracowników służby zdrowia. Wydrukuj spis treści na grubszym kawałku papieru, aby był bardziej odporny na rozdarcie lub zużycie.
- Użyj dużej i czytelnej czcionki dla strony z treścią – nic zbyt wyszukanego lub artystycznego (pamiętaj, że to nie jest album z wycinkami).
- W razie potrzeby odwiedź stronę internetową firmy, która wyprodukowała Twoje dzielniki indeksowe, aby uzyskać pomoc w stworzeniu drukowanego spisu treści.
- Użyj pustego spisu treści, który mógł być dołączony do przekładek indeksu zakupionych do segregatora.
Krok 5. Dbaj o bezpieczeństwo swojego segregatora/notebooka
Po zorganizowaniu wszystkich wydruków dokumentacji medycznej w solidnym trójpierścieniowym segregatorze lub notesie na drutach, przechowuj je na stabilnej półce z książkami lub w zamykanej szafce na dokumenty w domu, z dala od dzieci i zwierząt domowych. Posiadanie dokumentacji medycznej w domu pozwala ci ją czytać i rozumieć w wolnym czasie, co może pomóc ci poczuć większą kontrolę nad swoim zdrowiem i lepiej wybrać terapie.
- Aby zapewnić dodatkowe bezpieczeństwo, rozważ przechowywanie segregatora z papierami w ognioodpornym sejfie domowym lub pudełku.
- Bardziej wygodne może być posiadanie kopii papierowych pod ręką i blisko miejsca, w którym znajduje się biurko i komputer, a następnie skoncentruj się na zabezpieczeniu kopii cyfrowych (patrz poniżej).
Część 2 z 2: Wykonywanie kopii elektronicznej
Krok 1. Zeskanuj swoją dokumentację medyczną do komputera
Kiedy już będziesz mieć wszystkie papierowe kopie swojej karty zdrowia, powinieneś również zeskanować je do kopii cyfrowych/elektronicznych. Posiadanie cyfrowej kopii dokumentacji medycznej ochroni Cię w przypadku uszkodzenia lub zgubienia papierowych kopii – ma to szczególne znaczenie dla osób mieszkających na obszarach o wysokim ryzyku powodzi, tornad, trzęsień ziemi i innych klęsk żywiołowych.
- Większość drukarek ma możliwość skanowania dokumentów, więc zwykle nie jest wymagany żaden inny sprzęt.
- Po zeskanowaniu papierowych kopii do komputera utwórz folder „Medical Records”, a następnie kilka podfolderów dla każdego dostawcy usług medycznych. Upuść zeskanowane pliki do odpowiednich folderów.
- Alternatywnie możesz wprowadzić dane z kopii papierowych do komputera ręcznie (wpisując), ale jest to o wiele bardziej czasochłonne niż ich skanowanie.
Krok 2. Kup oprogramowanie specjalnie do osobistej dokumentacji medycznej
Jeśli masz oprogramowanie do przetwarzania tekstu, które znasz, to świetnie, ale pamiętaj, że istnieje również oprogramowanie zaprojektowane specjalnie do porządkowania osobistej dokumentacji medycznej. Nadal będziesz musiał skanować fizyczne dokumenty, ale specjalne oprogramowanie zajmie się praktycznie całą organizacją za Ciebie.
- Koszt nowego oprogramowania zwykle waha się od 25 do 75 USD i może obejmować również wsparcie techniczne online.
- Wyszukaj w Internecie oprogramowanie, które najlepiej pasuje do Twojego budżetu i poziomu wiedzy komputerowej. Niektóre firmy mogą oferować bezpłatne wersje próbne przez ograniczony czas.
- Niezależnie od tego, jak pliki są zorganizowane na komputerze, ich kopie zapasowe należy tworzyć na fizycznym dysku CD, zewnętrznym dysku twardym lub przenośnym dysku flash.
Krok 3. Sprawdź online akta zdrowia
Niektórzy świadczeniodawcy, szpitale i plany ubezpieczeniowe oferują rejestry online, do których można uzyskać zdalny dostęp. Innymi słowy, umieszczają Twoją dokumentację medyczną online (za Twoją zgodą i w zabezpieczonej bazie danych), dzięki czemu możesz wygodnie uzyskać do nich dostęp z komputera w domu lub nawet z telefonu. Jeśli tak jest w przypadku twoich opiekunów, może to zaoszczędzić czas i kłopoty związane ze skanowaniem papierowych kopii.
- Możesz potrzebować specjalnych aplikacji i/lub programów, aby uzyskać dostęp do swojej internetowej dokumentacji medycznej i poruszać się po niej. Zapytaj swojego głównego opiekuna (lub jego personel) o zalecenia.
- Jeśli martwisz się o bezpieczeństwo swoich danych osobowych w Internecie, możesz zażądać, aby Twój opiekun/placówka medyczna nie przechowywała żadnych Twoich plików online.
Krok 4. Przechowuj swoją dokumentację medyczną online
Inną opcją elektroniczną jest przechowywanie osobistej dokumentacji medycznej na bezpiecznej stronie internetowej innej firmy (lub w „chmurze”) po zeskanowaniu dokumentów do komputera. W rzeczywistości Twój plan ubezpieczenia zdrowotnego, główny opiekun lub szpital mogą mieć taki, z którego możesz korzystać bezpłatnie. Alternatywnie, wiele firm internetowych oferuje cyfrową przestrzeń do przechowywania osobistych danych medycznych online, a także możliwość korzystania ze swoich narzędzi e-zdrowia – za darmo lub za opłatą.
- Za Twoją zgodą członkowie Twojej rodziny i opiekunowie mogą uzyskać dostęp do osobistej dokumentacji medycznej przechowywanej w Internecie, co eliminuje potrzebę noszenia papierowych kopii w segregatorze.
- Jeśli korzystasz z jakichkolwiek narzędzi online, upewnij się, że są one chronione hasłem.
- Pamiętaj, aby zapisać dane logowania i hasła do wszystkich stron internetowych, które przechowują Twoje dane medyczne.
Porady
- Kompletna i dokładna osobista dokumentacja medyczna daje nowym lekarzom informacje, których potrzebują, aby zapewnić najlepszą możliwą opiekę.
- Zacznij prowadzić rejestr tak wcześnie, jak to możliwe. Za każdym razem, gdy odwiedzasz swojego lekarza lub odwiedzasz szpital, klinikę lub laboratorium, zanotuj to. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i wysiłek związany z gromadzeniem wszystkich informacji medycznych w późniejszym terminie.
- Pamiętaj, że przepisy dotyczące dokumentacji medycznej różnią się w zależności od Twojej lokalizacji. Sprawdź przepisy ustawowe i wykonawcze obowiązujące w Twoim kraju, stanie lub gminie.
- Osobista dokumentacja medyczna może pomóc w lepszym zarządzaniu roszczeniami z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego, rentowego i ubezpieczenia na życie, a także podatków.
- Podaj konkretną dokumentację medyczną, którą chcesz umieścić w swojej osobistej teczce, w przeciwnym razie gabinet twojego lekarza może skopiować każdą pozycję z twoich akt i obciążyć cię za wszystko.
- Rozważ zapisanie kopii zeskanowanej dokumentacji medycznej na przenośnym dysku flash USB lub zewnętrznym dysku twardym i przechowanie tego urządzenia w ognioodpornym sejfie.
