Jeśli pracujesz w gabinecie lekarskim lub rozpoczynasz własną praktykę, umawianie wizyt pacjentów jest jednym z Twoich najważniejszych zadań. Utrzymanie dobrze zorganizowanego harmonogramu wizyt zapewni, że żaden pacjent nie „zgubi się” w systemie, a zarówno pacjenci, jak i lekarze będą mieli przyjemne doświadczenia w gabinecie. Tymczasem maksymalizacja wydajności w harmonogramie pozwoli Ci zarezerwować więcej spotkań i zwiększyć przychody Twojego biura.
Kroki
Metoda 1 z 3: Konfigurowanie systemu planowania spotkań
Krok 1. Pozwól pacjentom umówić się na wizytę przez telefon, osobiście i online
W ten sposób upewnisz się, że przyjmiesz jak najwięcej pacjentów i nie stracisz żadnych potencjalnych pacjentów, którzy nie mogą umówić się na wizytę w jeden konkretny sposób. Umożliwienie ludziom umawiania wizyt online umożliwia również korzystanie z całodobowego dostępu online i umożliwianie pacjentom umawiania wizyt po godzinach.
- Oprócz tej dodatkowej wydajności pacjenci ogólnie zgłaszają również, że czują się bardziej komfortowo i mniej obciążeni planowaniem online, niż umawianiem wizyt przez telefon.
- Istnieje szeroka gama oprogramowania do planowania spotkań online, które możesz kupić w swoim biurze. Niektóre z najpopularniejszych programów to AppointmentPlus, Booker i Thryv. Oczywiście możesz również zbudować własne oprogramowanie do planowania, jeśli masz umiejętności kodowania i programowania!
Krok 2. Zaoferuj pacjentom wiele opcji przedziałów czasowych na wizytę
Upewnij się, że dajesz swoim pacjentom jak najwięcej opcji, aby mogli wybrać najlepszy przedział czasowy dla ich konkretnego harmonogramu. Może się to wydawać oczywiste, ale jest to bardzo ważne, aby pacjenci byli zadowoleni i zmniejszali ryzyko odwołania wizyty z powodu konfliktu czasowego.
Na przykład, zamiast pytać pacjenta, czy wtorek o 1:00 jest dla niego odpowiedni, daj mu możliwość wybrania dowolnego dostępnego przedziału czasowego, który mu odpowiada, np. wtorek od 1:00-2:00, 2:00-3 0:00 lub 4:00-5:00
Krok 3. Zapisz dane kontaktowe każdego zaplanowanego pacjenta
Musisz mieć możliwość skontaktowania się z nimi, aby przypomnieć im o zbliżającym się spotkaniu lub przełożyć kolejną rezerwację. Upewnij się, że poprosisz o numer telefonu, adres e-mail i adres pocztowy tej osoby, gdy po raz pierwszy umawiają się na wizytę.
Jeśli osoba umawia się na wizytę osobiście lub telefonicznie, po prostu poproś ją o tę informację. Jeśli umawiają się na wizytę online, pamiętaj o umieszczeniu w swoim portalu internetowym miejsca na informacje kontaktowe pacjenta
Krok 4. Wysyłaj pacjentom przypomnienia na dzień przed wizytą
Jeśli pacjenci zapomną o godzinie wizyty i się nie pojawią, prowadzi to do ogromnego bloku straconego czasu w harmonogramie. Korzystanie z przypomnień zmniejsza ryzyko niestawienia się pacjentów na wizyty, a tym samym zapobiega marnowaniu czasu.
- Dzwonienie lub wysyłanie SMS-ów do pacjentów jest najlepszym rodzajem przypomnienia, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że zauważą przychodzące połączenie lub SMS-a niż zobaczą nowy e-mail w krótkim czasie.
- Korzystanie z systemu przypomnień może również zwiększyć liczbę odwołań i przestawiania niechcianych wizyt, co może sprawić, że pacjenci poczują się bardziej kontrolowani, a tym samym bardziej usatysfakcjonowani godzinami wizyt.
Krok 5. Miej wyznaczony terminarz spotkań dla swojego biura
Jeśli nie jesteś wyłącznie odpowiedzialny za utrzymywanie harmonogramu spotkań w swoim biurze, zatrudnij lub wyznacz kogoś, kto będzie głównym harmonogramem spotkań. Postawienie odpowiedzialności za umawianie wizyt na 1 osobę pozwoli na bardziej uporządkowaną procedurę planowania i doprowadzi do harmonogramu, który lepiej odzwierciedla potrzeby pacjentów i preferencje poszczególnych lekarzy.
Na przykład, jeśli jedna osoba zajmuje się planowaniem wizyt, może skupić się na dopasowaniu konkretnych pacjentów lub warunków do konkretnych lekarzy, zamiast dzielić swoją uwagę na kilka zadań
Metoda 2 z 3: Selekcja pacjentów w ramach harmonogramu
Krok 1. Pogrupuj pacjentów z podobnymi schorzeniami lub problemami tego samego dnia
Lekarze na ogół doceniają leczenie podobnych pacjentów jeden po drugim, ponieważ dodaje to spójności ich pracy i nadaje im bardziej skoncentrowany medyczny sposób myślenia. Tak więc zorganizowanie harmonogramu wizyt w ten sposób sprawi, że lekarze w Twoim gabinecie będą szczęśliwsi, a pacjenci uzyskają skuteczniejsze leczenie.
Na przykład, jeśli w danym tygodniu jest wielu pacjentów planujących wizyty z powodu chorób skóry, spróbuj ustawić to tak, aby wszystkie wizyty przypadały w tym samym dniu tego tygodnia
Krok 2. Użyj tabeli segregacji, aby ustalić priorytety spotkań w oparciu o powagę
Karta powinna zawierać kryteria, takie jak zgłaszane objawy, pilność wizyty i długość wizyty. Gdy dodajesz nowe spotkanie do harmonogramu, zapoznaj się z tym wykresem, aby określić, czy zarezerwować spotkanie na ten sam dzień, w ciągu najbliższych kilku dni, czy w ciągu najbliższych kilku tygodni.
- Na przykład, jeśli dana osoba dzwoni, aby umówić się na wizytę i zgłasza objawy, takie jak intensywny ból i duszność, jak najszybciej wprowadź ją do harmonogramu, ponieważ jej stan może być bardzo poważny.
- Jeśli w harmonogramie nie ma miejsca na natychmiastowe spotkanie z osobą z pilnym schorzeniem i musisz przełożyć wizytę innego pacjenta, możesz również skorzystać z wykresu, aby określić, które spotkania można przełożyć.
Krok 3. Unikaj podwójnej rezerwacji nowych pacjentów i pacjentów ze złożonymi problemami
Wizyty te będą wymagały więcej czasu i uwagi niż będą potrzebować powracający pacjenci. Zamiast tego zaplanuj pacjentów „do pracy”, którzy wymagają niewielkiej uwagi, wraz z nowymi pacjentami, aby pielęgniarki mogły przeprowadzić wstępną kontrolę nowego pacjenta, podczas gdy lekarz będzie pracował z pacjentem do pracy.
- Chociaż podwójna rezerwacja w ten sposób może pomóc w przyjmowaniu większej liczby pacjentów w ciągu dnia, może prowadzić do problemów, gdy pojawią się nieoczekiwane okoliczności. Ogranicz liczbę podwójnych rezerwacji do minimum, aby uniknąć problemów w przyszłości.
- Planowanie pacjentów „pracujących” jest również dobrym sposobem selekcji pacjentów w oparciu o ich potrzeby i pozostawienia więcej miejsca na wizyty dla osób z poważniejszymi problemami.
Krok 4. Zaplanuj swój harmonogram uwzględniając sezonowe wahania potrzeb pacjentów
Opierając się na danych demograficznych Twojej klienteli, prawdopodobnie zobaczysz wiele spotkań rezerwowanych regularnie o tej samej porze roku. Wykorzystaj wcześniejsze doświadczenia, aby przewidzieć te sezonowe wahania i zostaw odpowiednią przestrzeń w harmonogramie, aby dostosować się do potrzeb Twoich pacjentów.
- Na przykład, możesz zobaczyć dużą liczbę osób planujących wizyty kontrolne dla swoich dzieci na początku nowego roku szkolnego, co będzie wymagało od Ciebie pozostawienia miejsca na te wizyty każdego dnia przed i po szkole.
- Ogólnie rzecz biorąc, najbardziej pracowite pory roku w gabinetach lekarskich obejmują rozpoczęcie nowego roku szkolnego (tj. sierpień), sezon alergiczny (tj. kwiecień-czerwiec) i sezon grypowy (tj. październik-luty).
Metoda 3 z 3: Utrzymanie efektywnego harmonogramu spotkań
Krok 1. Utwórz tygodniowy harmonogram, aby uporządkować swój harmonogram
Twoja oś czasu powinna zawierać informacje, takie jak liczba pacjentów, których Twój gabinet musi zaplanować każdego tygodnia, ile godzin mogą pracować członkowie personelu i ile dni pacjent może czekać przed wizytą u lekarza. Posiadanie tych informacji na osi czasu pomoże zrównoważyć potrzeby pacjentów z potrzebami pracowników biurowych.
Na przykład, jeśli wiesz, że zaplanowałeś już wystarczającą liczbę pacjentów, aby zaspokoić potrzeby swojego gabinetu na jeden tydzień, możesz następnie ustalić priorytet pacjentów, którzy nie mają pilnych schorzeń na następny tydzień
Krok 2. Zastosuj zmodyfikowane planowanie fal, aby uniknąć nagromadzenia się pacjentów
W tym modelu planowania wizyty pacjentów są grupowane na początku godziny, a koniec godziny pozostaje otwarty. Przy takim harmonogramie otwarta przestrzeń pod koniec godziny działa jak bufor, gdy spotkania przeciągają się dłużej niż oczekiwano lub pojawiają się inne nieprzewidziane okoliczności.
- Zmodyfikowany model planowania fal drastycznie skróci czas oczekiwania pacjentów, prowadząc w ten sposób do większej ogólnej satysfakcji pacjenta.
- Jeśli masz wolny czas pod koniec godziny, możesz wykorzystać ten czas na nadrobienie innych zadań w biurze, takich jak wypełnianie dokumentów, wykonywanie połączeń telefonicznych, a nawet organizowanie spotkań personelu.
Krok 3. Użyj listy oczekujących, aby uniknąć utraty miejsca na harmonogram po anulowaniu
Posiadając listę oczekujących, możesz dodawać pacjentów do harmonogramu w ostatniej chwili, jeśli wcześniej zaplanowana wizyta zostanie odwołana. Zminimalizuje to czas i dochody, które straci Twój gabinet, gdy pacjent zrezygnuje z Twojej wizyty.
Utwórz swoją listę oczekujących w formacie cyfrowym i skonfiguruj ją tak, abyś mógł natychmiast wysłać wiadomość tekstową lub e-mail do pacjentów z listy, gdy otworzy się przedział harmonogramu. Jest to o wiele skuteczniejsze niż telefoniczny kontakt z pacjentami z listy
Krok 4. Ustaw godziny przyjazdu 20 minut wcześniej niż godziny spotkania
Dzięki temu personel na stanowisku odpraw będzie miał dużo czasu na zebranie wszystkich niezbędnych informacji od pacjenta przed zaplanowaną wizytą u lekarza. Taka organizacja terminów spotkań zapobiega opóźnieniom, które mogą zepsuć harmonogram całego dnia.
