Planowanie spotkania w ratuszu na temat zdrowia w zasadzie nie różni się od planowania ratusza w jakiejkolwiek innej sprawie, z wyjątkiem składu publiczności i typów panelistów, którzy będą przemawiać na wydarzeniu. Niemniej jednak jest wiele rzeczy, które składają się na udane planowanie wszelkiego rodzaju spotkań w ratuszu. Będziesz musiał ciężko pracować, rekrutować ważnych interesariuszy i upewnić się, że masz wystarczająco dużo czasu na realizację, aby przyciągnąć uwagę prasy i społeczności.
Kroki
Część 1 z 3: Układanie podwalin
Krok 1. Stwórz komitet planujący
Ideą komitetu planującego jest siła w liczbach. Jest kilka kwestii związanych z opieką zdrowotną, które nie dotyczą więcej niż jednej organizacji. Musisz zidentyfikować inne organizacje w społeczności, których dotyczy twój problem, przekonać ważnych członków o korzyściach płynących z ratusza i zrekrutować ich do komitetu planowania.
- Na przykład, jeśli Twoim problemem było żywienie dzieci, niektóre organizacje społeczne zajmujące się tym problemem mogą być szkołami, pediatrami, bankami żywności, kościołami, rolnikami i żłobkami.
- Autopromocja może być niezwykle atrakcyjnym motywatorem. Podejdź do organizacji docelowych z punktu widzenia, wyjaśniając, w jaki sposób uczestnictwo w ratuszu może być dla nich szczególnie korzystne.
Krok 2. Zlokalizuj problemy
O wiele łatwiej jest zaniepokoić się problemem, który dotyczy bezpośrednio Ciebie. Aby temat ratusza był bardziej bezpośredni i przekonujący, podkreśl lokalny wpływ problemu, a nie wpływ krajowy lub globalny.
- Na przykład, jeśli w Twoim mieście lub stanie występuje wysoki wskaźnik infekcji HIV lub wysoki wskaźnik otyłości, powinieneś podkreślić problemy, z jakimi boryka się Twoja okolica, a nie problemy, które wynikają z diagnozy HIV lub ogólnie otyłości.
- Można więc powiedzieć: „Miasto Filadelfia będzie musiało zapłacić 3,5 miliarda dolarów więcej kosztów opieki zdrowotnej w ciągu najbliższych 15 lat z powodu naszego wysokiego wskaźnika otyłości”, a nie „Otyłość prowadzi do wyższych kosztów opieki zdrowotnej”.
Krok 3. Określ cele
Cele spotkania będą dyktować format, kogo zaprosisz i jak będziesz je promować. Termin „ratusz” oznacza jedynie rodzaj spotkania, na którym otwarte pytania i odpowiedzi od publiczności stanowią większość spotkania.
Cele twojego spotkania mogą dotyczyć informacji, poparcia dla określonego stanowiska lub udzielenia informacji zwrotnej kandydatom politycznym. Podczas gdy spotkania kandydatów politycznych i orędowników prawdopodobnie przyciągają najwięcej uwagi, niekoniecznie są one najlepsze dla twojego problemu. Na przykład, jeśli opinia publiczna jest sprzeczna z celami polityki Twojej organizacji, spotkanie informacyjne może być lepszą strategią zmiany opinii zgodnie z Twoimi potrzebami
Krok 4. Wybierz format
Tradycyjny format ratusza to panel składający się z trzech do pięciu mówców i moderatora, który wygłasza krótkie wprowadzenie z wyszczególnieniem ich pochodzenia i pozycji. Następnie moderator otwiera pytania publiczności. Podczas gdy publiczność może zadawać pytania określonemu panelistom, moderator powinien działać jako facylitator, a jeśli uważają, że program byłby zaawansowany, zadając to samo pytanie wielu panelistom, powinni. Inne formaty mogą obejmować:
- Czysty format pytań i odpowiedzi. To może być dobre dla forum kandydata.
- Anonimowy format pytań, w którym pytania są składane z wyprzedzeniem, a moderator wybiera, które pytania przedstawić panelowi. Ten format może być dobry w przypadku kontrowersyjnych tematów.
Część 2 z 3: Wspólne spotkanie
Krok 1. Wybierz lokalizację, datę i godzinę
Miejsce spotkania powinno znajdować się w centralnym, neutralnym miejscu dostępnym dla osób niepełnosprawnych. Kościoły, biblioteki, budynki rządowe i domy kultury to dobry wybór. Upewnij się, że nie koliduje z innym popularnym wydarzeniem społecznościowym i zorganizuj je w czasie, w którym wiele osób będzie mogło uczestniczyć – w weekend lub w ciągu tygodnia, wieczorem.
- Dobrą zasadą jest zawsze wybieranie lokalizacji, która jest trochę za mała. Zatłoczone miejsce stwarza wrażenie aktywności i popularności, która zawsze jest lepsza niż alternatywa.
- Spraw, aby wydarzenie było bezpłatne lub za symboliczną cenę, ale zachęć uczestników do RSVP – strona na Facebooku, adres e-mail lub numer telefonu to łatwe i tanie sposoby na zrobienie tego. Załóżmy, że dwie trzecie „może” się nie pojawi.
- Upewnij się, że masz alternatywną lokalizację spotkania na wypadek, gdyby zaplanowane miejsce wypadło.
Krok 2. Zaproś panelistów
Paneliści są jednym z najważniejszych czynników wpływających na sukces lub porażkę ratusza. Chociaż najlepiej jest mieć notatki na swoim panelu, nie zawsze jest to opcja. Następną najlepszą rzeczą jest posiadanie panelistów reprezentujących znane organizacje i/lub panelistów ze znaczącym doświadczeniem – to zwiększa wiarygodność wydarzenia.
- Zwróć uwagę na wybieranych urzędników, naukowców, przywódców kościelnych i społecznych oraz dostawców leczenia.
- Jest to kolejny obszar, w którym może się przydać zróżnicowana komisja planistyczna. Im dalej sięgają powiązania członków społeczności planistycznej, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz w stanie dotrzeć do zróżnicowanego i ekscytującego panelu ekspertów.
- Nie lekceważ czynnika osobowości, gdy zapraszasz panelistów. Paneliści powinni być wystarczająco wiarygodni, aby przyciągnąć ludzi do ratusza, ale powinni być na tyle ekscytowani, aby ludzie rozmawiali o ratuszu jeszcze długo po jego zakończeniu.
Krok 3. Zrekrutuj moderatora
Moderatorzy to kolejny ważny czynnik sukcesu ratusza. Moderator musi mieć szacunek panelistów i publiczności, a także temperament do rozładowywania napięć i tempa dyskusji.
Pomyśl o moderatorze jak o MC – powinni być charyzmatyczni, ale nie tak charyzmatyczni, by przyćmiewali panelistów lub zdominowali dyskusję. Przedstawiciele mediów, sędziowie i adwokaci w stanie spoczynku oraz duchowni mogą być dobrymi kandydatami
Krok 4. Poinformuj panelistów
Upewnij się, że paneliści znają format ratusza, innych panelistów, spodziewaną frekwencję i tematy na agendzie. Tak długo, jak będą chętni, przygotuj ich do późniejszej rozmowy z mediami.
Dobrym pomysłem jest, aby paneliści przybyli od czterdziestu pięciu minut do godziny przed czasem, abyś mógł po raz ostatni omówić format i tematy
Krok 5. Zbierz kij
Niektórzy kluczowi pracownicy będą potrzebni, aby spotkanie przebiegło sprawnie. Powinieneś mieć kogoś, kto porozmawia z mediami, usadzi gości i rozda materiały, takie jak agendy spotkań panelistom i gościom.
To wszystko są dobre prace dla wolontariuszy
Krok 6. Przygotuj materiały z wyprzedzeniem
Bez względu na wielkość spotkania, będziesz potrzebować materiałów drukowanych, aby przekazać je gościom, prasie i panelistom. Rodzaj spotkania, które prowadzisz, dyktuje konkretne rodzaje materiałów. Na przykład:
- Jeśli prowadzisz spotkanie informacyjne, dobrym pomysłem jest wydrukowanie ulotek lub broszur, które będą dotyczyć niektórych informacji, które omówisz w ratuszu. Na przykład, jeśli Twoim problemem jest HIV w Twojej społeczności, wydrukuj ulotkę zawierającą ważne statystyki dotyczące lokalnego wpływu HIV.
- Ratusz z kandydatami politycznymi lub urzędnikami może zawierać informacje o stanowiskach i partiach kandydatów lub urzędników w odniesieniu do twojego problemu zdrowotnego.
Część 3 z 3: Przygotowanie do spotkania
Krok 1. Upewnij się, że pojawia się nośnik
Prasa ma kluczowe znaczenie dla sukcesu ratusza. Niezależnie od tego, czy ratusz koncentruje się na rzecznictwie, rozpowszechnianiu informacji, czy też na forum politycznym, jego rozgłos wpłynie na powodzenie tych celów i twoją zdolność do tworzenia ratuszów w przyszłości.
- Będziesz musiał pisać komunikaty prasowe, identyfikować reporterów, którzy opisują historie dotyczące zdrowia, spraw społecznych lub polityki i kontaktować się z nimi w regularnych odstępach czasu.
- Komunikat prasowy to prosty dokument wysyłany do organizacji medialnych, który wyjaśnia wydarzenie i dlaczego jest godne uwagi. Informacje prasowe są zwykle krótsze niż strona.
- Wiadomości dotyczą bieżących wydarzeń, więc musisz upewnić się, że podkreślisz dziennikarzom, dlaczego ratusz jest wydarzeniem, które należy omówić teraz, a nie później. Na przykład otyłość zawsze stanowi problem, ale pojawia się w wiadomościach tylko wtedy, gdy publikowane jest badanie, które ma pokazać inny powód, dla którego jest złe.
Krok 2. Dotrzyj do organizacji o podobnych poglądach
Członkowie twojego komitetu planowania, paneliści i członkowie powiązanych organizacji, którzy nie są bezpośrednią częścią ratusza, powinni być kultywowani, aby nagłośnić wydarzenie.
Nie zapomnij wykorzystać zasobów, takich jak kampusy uniwersyteckie, szpitale i agencje rządowe. Umieść ulotki reklamujące wydarzenie w tych lokalizacjach. Mogą być świetnym sposobem na zwiększenie frekwencji
Krok 3. Uderz w media społecznościowe
Nie zapomnij o rozległej sieci grup dyskusyjnych na Facebooku i innych mediach społecznościowych. Nie kieruj się tylko do tradycyjnych organizacji z osobami na liście płac. Publikuj w grupach na Facebooku, blogach i forach dyskusyjnych zainteresowanych i powiązanych organizacji.
Upewnij się, że Twoi paneliści i członkowie również promują wydarzenie na Twitterze, Facebooku i Instagramie
Krok 4. Złóż pakiety prasowe
Pakiet prasowy różni się od komunikatu prasowego tym, że jest to pakiet materiałów przekazanych reporterom w dniu wydarzenia, a nie zachęta do relacjonowania wydarzenia. Powinien zawierać:
- Komunikat prasowy.
- Biografie panelistów i prelegentów.
- Informacje na dany temat, w tym odpowiednie badania, statystyki i osobiste historie osób, których to dotyczy.
Krok 5. Spodziewaj się nieoczekiwanego
Czasami paneliści się nie pojawiają. Czasami protestujący zalewają salę. Burza śnieżna może wedrzeć się w ten obszar znikąd. Jako organizator wydarzeń musisz zaplanować te nieprzewidziane okoliczności, rezerwując alternatywnych prelegentów lub ustalając alternatywne daty.
- Jeśli twój ratusz jest zalany przez protestujących, zmiana formatu może być odpowiednia. Jeśli oryginalny format to otwarte pytanie i odpowiedź, zamiast tego otrzymuj pytania z wyprzedzeniem. Jeśli protestujący są na zewnątrz, zaproś ich do środka i zmień format, aby przesłać pytania.
- Ustaw alternatywnych mówców ze swojej organizacji lub organizacji uczestniczących na wypadek, gdyby zaplanowany mówca się nie pojawił. Jeśli ratusz jest forum między kandydatami politycznymi, bezlitośnie podkreślaj to mediom – co sprawi, że będą żałować, że się pojawili.
