Nieudane prace spowodowane grypą sezonową kosztują firmy miliony dolarów każdego roku. Z tego powodu możesz wymagać, aby wszyscy pracownicy otrzymali szczepionkę przeciw grypie. Jednak poza branżą opieki zdrowotnej niewiele firm to robi. Aby prawnie wymagać od swoich pracowników wykonania zdjęcia, musisz zapoznać się z prawem stanowym. Powinieneś być również przygotowany na udzielenie ludziom zwolnienia (tzw. „zakwaterowanie”) z powodów religijnych lub medycznych. Ze względu na złożoność prawną związaną z wymaganiem szczepień przeciw grypie, zachęcamy do przyjęcia programu dobrowolnego.
Kroki
Część 1 z 3: Sprawdzanie legalności podania szczepionek przeciw grypie
Krok 1. Zidentyfikuj, czy Twoi pracownicy są „do woli”
„W każdym stanie oprócz Montany pracownicy są „do woli”, chyba że zmieniłeś relacje. Możesz zwolnić pracowników „do woli” z dowolnego powodu prawnego, w dowolnym momencie. Jednak mogłeś zmienić status „do woli” w następujący sposób:
- Twoi pracownicy są związani, a ty zgodziłeś się na układ zbiorowy pracy. W takiej sytuacji warunki umowy przetargowej będą decydować o tym, czy możesz wymagać szczepień przeciw grypie.
- Podpisałeś umowę o pracę z pracownikiem. Umowa ta prawdopodobnie mówi, że pracownika można zwolnić tylko „z powodu”. Ponadto umowa powinna była zdefiniować „przyczynę”.
- Utworzyłeś dorozumianą umowę z pracownikami na podstawie obietnic złożonych w liście z ofertą pracy, podręczniku pracownika lub osobiście. Chociaż zdarza się to rzadko, czasami możesz przypadkowo utworzyć umowę na podstawie złożonych obietnic.
Krok 2. Sprawdź prawo stanowe lub lokalne
Prawo federalne generalnie nie zakazuje szczepień przeciwko grypie. Jednak prawo stanowe lub lokalne może. W niektórych stanach personel szpitalny musi otrzymać szczepionki przeciw grypie, więc jeśli prowadzisz działalność w tej dziedzinie, musisz również znać te informacje.
- Możesz odwiedzić stronę internetową Centrum Kontroli Chorób, która gromadzi informacje na temat stanowych wymagań szczepień dla pracowników szpitali i ambulatoriów.
- Możesz także przeprowadzić ogólne wyszukiwanie w Internecie. Jednak może nie być dostępnych zbyt wielu informacji. Wpisz „twój stan” lub „twoje miasto” i „obowiązkowy szczepionka przeciw grypie”.
Krok 3. Zidentyfikuj wyjątki stworzone przez prawo antydyskryminacyjne
Przepisy antydyskryminacyjne ograniczają możliwość zwalniania pracowników „do woli”. Na przykład nie możesz zwolnić ani zdegradować kogoś na podstawie chronionej cechy, takiej jak rasa, pochodzenie etniczne lub płeć. W odniesieniu do szczepionek przeciw grypie, niektórzy ludzie mogą ubiegać się o zwolnienie na podstawie:
- Religia. Niektóre religie zabraniają szczepień. Jeśli chcesz wymagać od pracowników zaszczepienia się na grypę, musisz zapewnić zwolnienie z powodów religijnych. Jeśli tego nie zrobisz, możesz zostać pozwany za dyskryminację w zatrudnieniu.
- Medycyna/niepełnosprawność. Niektórzy ludzie nie powinni otrzymywać szczepionek przeciw grypie, ponieważ mogą być uczuleni na jaja, które są używane w niektórych szczepionkach. W związku z tym musisz zapewnić zwolnienia z tytułu niepełnosprawności. Powinieneś jednak zdać sobie sprawę, że teraz ujęcia zostały stworzone bez jajka.
Krok 4. Spotkaj się z prawnikiem
Tylko wykwalifikowany prawnik może udzielić dokładnych informacji na temat przepisów, które ograniczają możliwość wymagania od pracowników podania szczepionki przeciw grypie. Jeśli Twoja firma nie ma jeszcze prawnika, powinieneś otrzymać skierowanie.
- Możesz zapytać inną firmę, czy poleciłaby swojego prawnika, lub możesz skontaktować się ze swoim stanowym stowarzyszeniem prawników i poprosić o skierowanie.
- Zadzwoń do prawnika i umów się na konsultację. Zapytaj z wyprzedzeniem, ile pobiera.
- Ponieważ jest to nieuregulowana dziedzina prawa, prawnik może potrzebować przeprowadzić obszerne rozeznanie prawne i skontaktować się z Tobą w późniejszym terminie.
Część 2 z 3: Zwolnienie pracowników, którzy odmawiają
Krok 1. Przyjmij wymóg szczepienia przeciw grypie
Pamiętaj, że musisz legalnie przyjąć program. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy są związani ze związkami zawodowymi, zaszczepienie się przeciwko grypie powinno być częścią następnego układu zbiorowego pracy. W przeszłości niektórym pracownikom udało się pokonać wymóg szczepień przeciw grypie, gdy został on wprowadzony poza układami zbiorowymi. Porozmawiaj ze swoim prawnikiem o tym, czy możesz przyjąć politykę poza negocjacjami zbiorowymi, ponieważ nie jest to jasny obszar prawa.
Ponadto, jeśli masz umowę o pracę z pracownikiem, uwzględnij w nowej umowie wymóg szczepienia przeciw grypie. Na przykład, możesz zdefiniować „uzasadnioną przyczynę” zakończenia leczenia obejmującą odmowę podania szczepionki przeciw grypie
Krok 2. Powiadom pracowników o wymogu
Możesz powiadomić pracowników o konieczności zaszczepienia się na grypę listownie, e-mailem lub jednym i drugim. Daj pracownikom termin i powiedz, jakiego rodzaju weryfikacji będziesz potrzebować, np. formularz wypełniony przez lekarza lub pielęgniarkę.
- Niektórzy pracodawcy stworzyli strony internetowe wyjaśniające pracownikom, dlaczego muszą zaszczepić się na grypę. Na przykład Johns Hopkins Hospital ma stronę internetową, na której wyjaśnia, że przyjął obowiązkową politykę, ponieważ dobrowolne polityki były nieskuteczne. Identyfikuje również pracowników, którzy muszą zostać zaszczepieni na grypę.
- Strona internetowa Johns Hopkins również wyraźnie informuje pracowników, co się stanie, jeśli odmówią podania szczepionki przeciw grypie i nie otrzymają zwolnienia: zostaną oni umieszczeni na urlopie administracyjnym na tydzień, a następnie zostaną uznani za dobrowolną rezygnację.
Krok 3. Utwórz proces dla wyjątków
Aby zachować zgodność z przepisami antydyskryminacyjnymi, będziesz musiał dać pracownikom możliwość ubiegania się o zwolnienie (tzw. „zakwaterowanie”) z powodów religijnych lub medycznych. Powinieneś stworzyć formularz dla pracowników do wypełnienia, podając ich imię i nazwisko oraz powód zakwaterowania. Powiedz pracownikom, gdzie mogą otrzymać formularz i gdzie powinni go złożyć. Wymagaj od nich przesłania formularza na kilka tygodni przed ostatecznym terminem wykonania zdjęcia, abyś mógł je przejrzeć.
Pamiętaj, że Twoje prawo stanowe może również wymagać uwzględnienia powodów filozoficznych, które mogą być na przykład nie chcąc naruszać ich integralności cielesnej. Upewnij się, że bierzesz pod uwagę wszelkie zakwaterowanie wymagane przez prawo stanowe i federalne
Krok 4. Wymagaj dokumentacji pomocniczej
Nie musisz akceptować twierdzenia pracownika, że jego religia zakazuje szczepień. Zamiast tego możesz poprosić pracownika, aby dostarczył ci podpisany list od przywódcy wiary.
Podobnie, jeśli Twój pracownik ubiega się o zwolnienie lekarskie, poproś lekarza o podpisanie formularza zwolnienia
Krok 5. Przeanalizuj wniosek o zwolnienie
Ktoś, kto powołuje się na zastrzeżenia religijne lub medyczne, nie jest automatycznie uprawniony do zwolnienia. Zamiast tego prawo wymaga, abyś jako pracodawca zrównoważył prawa pracownika z obciążeniem Twojej firmy. Jeśli przyznanie zakwaterowania spowodowałoby „nadmierne trudności” Twojej firmie, nie musisz go przyznawać. Zanim pracownicy odmówią zwolnienia lekarskiego, weź pod uwagę, że zmuszanie ich do zabiegu medycznego z ryzykiem może skutkować urazem lub chorobą.
- „Nadmierne trudności” nie są trudnym standardem do spełnienia. Zasadniczo, jeśli przyznanie zakwaterowania spowodowałoby więcej niż minimalną szkodę finansową, nie musisz przyznawać zakwaterowania.
- Należy jednak upewnić się, że każde żądanie zostanie poddane indywidualnej ocenie. Rozważ wszelkie potencjalne obejścia. Na przykład pracownik może nosić maskę chirurgiczną podczas sezonu grypowego. Może to być bezkosztowy sposób na zatrzymanie pracownika.
Krok 6. Zmień przydział pracowników zamiast ich zwalniać
Możesz uniknąć niektórych trudnych problemów prawnych, jeśli zmienisz przypisanie pracownika, który sprzeciwia się zastrzykowi na grypę, zamiast go zwolnić. Może to nie zawsze być możliwe, w zależności od pracy danej osoby i potrzeb biznesowych.
Jednak w niektórych sytuacjach możesz zmienić przypisanie osoby z dala od kontaktu z klientem. Na przykład członek personelu domu opieki może sprzątać pokoje rezydentów. Możesz jednak przenieść go do pracy na zapleczu
Krok 7. Dokumentuj każde wypowiedzenie
Po przyjęciu polityki pracownik może odmówić jej przestrzegania. Mogłeś odrzucić ich prośbę o zwolnienie, ponieważ jakiekolwiek obejście spowodowałoby nadmierne utrudnienie Twojej firmy. W takiej sytuacji masz możliwość zwolnienia pracownika.
- Powinieneś postępować zgodnie z procedurami biznesowymi dotyczącymi rozwiązania umowy określonymi w aktualnych zasadach biznesowych. Pamiętaj, aby wszystko udokumentować, w szczególności powód odmowy zakwaterowania.
- Zobacz Zapobieganie pozwom o niesłuszne rozwiązanie stosunku pracy, aby uzyskać informacje na temat legalnego rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.
Część 3 z 3: Rozpoczęcie programu wolontariatu
Krok 1. Pobierz zestaw narzędzi
Najlepszym rozwiązaniem jest zachęcenie pracowników do zaszczepienia się na grypę, ale nie wymaga ich. Centrum Kontroli Chorób ma zestaw narzędzi, który można pobrać z Internetu. Ten zestaw narzędzi zawiera przydatne informacje i zasoby potrzebne do rozpoczęcia dobrowolnego programu szczepień przeciw grypie w Twojej firmie.
Krok 2. Zaplanuj wizytę na miejscu
Możesz zachęcić pracowników do otrzymania szczepionki, oferując im bezpłatnie lub po obniżonej cenie. Jeśli masz przychodnię zdrowia na miejscu, możesz tam zaoferować szczepionki przeciw grypie. Jeśli jednak tego nie zrobisz, możesz zawrzeć umowę z apteką lub zaszczepić się na miejsce pracy.
- Możesz badać firmy, które zajmują się planowaniem i realizacją przychodni na miejscu. Niektóre z tych firm mają sieci ponad 6 000 pracowników służby zdrowia w całym kraju, z którymi współpracują. Wyszukaj w Internecie „lokalną klinikę przeciw grypie” i skontaktuj się z nią, aby zapytać o stawki.
- Jeśli nie chcesz oferować kliniki na miejscu, możesz stworzyć kupony przeciw grypie, które można wykorzystać w wielu różnych sieciach aptek, takich jak Rite Aid, CVS i Walgreens. Niektóre firmy, które koordynują przychodnie na miejscu, prowadzą również programy bonów, z których możesz skorzystać.
Krok 3. Wydrukuj ulotki
Zestaw narzędzi zawiera ulotki, które możesz wydrukować i rozmieścić w swoim miejscu pracy. Są one dostępne bezpłatnie. Alternatywnie możesz pobrać ulotkę i wysłać ją jako załącznik do wiadomości e-mail w całej firmie.
Krok 4. Porozmawiaj z menedżerami pracowników
Możesz zachęcić do uczestnictwa, jeśli pracownicy mogą zaszczepić się na grypę bez konieczności poświęcania czasu osobistego. Porozmawiaj z menedżerami w swojej firmie i poproś ich, aby zgodzili się, że ich pracownicy mogą otrzymać szczepionkę w czasie pracy.
Dając pracownikom trochę wolnego czasu, stracisz część rentowności. Należy jednak z nawiązką nadrobić zmniejszoną absencję pracowników
Krok 5. Zorganizuj konkurs
Możesz również zachęcić do udziału, organizując konkurs. Na przykład możesz zaoferować nagrodę działowi, który ma najwyższy wskaźnik uczestnictwa.
W nagrodę zaoferuj zwycięskiemu działowi lunch z pizzą lub przyjęcie po pracy
Krok 6. Zachęć pracowników do samodzielnego zaszczepienia się na grypę
Jeśli goszczenie dostawcy szczepionek w twoim miejscu pracy nie jest możliwe, możesz nadal zachęcać swoich pracowników do samodzielnego zaszczepienia się na grypę. Możesz zachęcić do większego uczestnictwa, jeśli użyjesz:
- Daj pracownikom jedną lub dwie godziny wolnego na zaszczepienie się na grypę gdzieś poza miejscem pracy. Mogą udać się do pobliskiej kliniki lub szpitala.
- Zapewnij pracownikom pisemne materiały wyjaśniające korzyści ze szczepienia przeciw grypie dla pracownika i jego rodziny. Możesz wydrukować materiał z zestawu narzędzi.
- Wyświetlaj plakaty w pomieszczeniach socjalnych i miejscach o dużym natężeniu ruchu. Im więcej razy ktoś widzi informacje, tym większe prawdopodobieństwo, że je zapamięta.
